本体
事件の特定
認証等の年月日
新規入力ボタンをクリックすると、自動的に当日の日付けが表示されます。
Windowsが管理している日付を参照していますので、これが狂っていると当日の日付が表示されません。
証書作成年月日は、その右側のボタンで人為的にずらすことができます。
その用途は、万一、証書作成日の終業時刻寸前に証書を作成したため本ソフトで最終処理ができず、翌日一番で処理する場合に、前日の日付にずらすことぐらいです。
手数料の概算連絡や計算書などでは、それ自体に事前準備や事後処理のために日付をずらす機能がついています。
登簿番号
ここはユーザーが触れません。
本ソフトが内部に持っているデーターベースを参照して次に処理する登簿番号を自動的に表示します。
この仕組みのため、認証簿で処理済み最終番号を調べる必要がありませんし、次の番号を勘違いすることもありません。
処理済みの証書番号
処理済みの公正証書の正本、謄本、抄録謄本、附属書類謄本、正本・謄本の送達、送達証明の請求があった場合、当該証書の処理日付と証書番号を手動入力します。
入力画面の注記にあるように、処理日付と証書番号は H22.5.19-42 形式で入力してください。これは、平成２２年５月１９日作成、証書番号４２を意味します。
ここで入力した処理日付と証書番号は、手数料概算連絡と計算書に表示されます。
処理済みの登簿番号
処理済みの定款の謄本、抄録謄本、附属書類謄本の請求があった場合、当該定款の認証日付と登簿番号を手動入力します。
入力画面の注記にあるように、認証日付と登簿番号は S63.12.3-98 形式で入力してください。これは、昭和６３年１２月３日認証、登簿番号９８を意味します。
ここで入力した認証日付と登簿番号は、手数料概算連絡と計算書に表示されます。
嘱託人の氏名又は名称、住所又は所在地
「嘱託人の氏名又は名称」欄でリスト選択してください。
目的の選択肢をクリックすると、嘱託人の氏名又は名称のほか、「同 住所又は所在地（自動入力）」欄に嘱託人の住所又は所在地が自動入力されます。
目的の選択肢がない場合、「嘱託人の氏名又は名称」欄に嘱託人の氏名又は名称を手動入力してください。すると「同 住所又は所在地（自動入力）」欄に、「一覧表に見当たりません。下の欄に手動で入力してください。」というメッセージが出ますので、住所又は所在地を「同 住所又は所在地（手動入力）」欄に入力してください。
一覧表に見当たらないというのは、「日本文・英文 認証等嘱託人氏名等一覧表」データベースに登録されていないという意味です。
姓と名の間にスペースを入れるなど、氏名の入力方法はユーザーが独自に決めていいのですが、後で処理データを検索する場合に確実にヒットするよう、入力方法を統一してください。
嘱託人が複数の場合は、ほか〇名欄でリスト選択又は手動入力してください。
ほか〇名欄に入力した内容は、手数料概算連絡及び計算書に表示されます。
嘱託人の氏名又は名称、住所又は所在地は、一度入力して最終処理するとそのデータが「日本文・英文 認証等嘱託人氏名等一覧表」に自動的に保存されますので、同じ嘱託人の場合、次回からその氏名又は名称をリスト選択することにより、氏名又は名称のほか住所又は所在地が自動入力されます。
証書の署名（記名）押印者
認証業務が入力され、嘱託人が個人の場合は、その氏名が証書の署名（記名）押印者として自動入力されます。
株式会社以外の法人・団体が嘱託人の場合も、その名称が証書の署名（記名）押印者として自動入力されますので、修正して認証対象文書の署名(記名)押印者を入力してください。
肩書は必須事項ではありませんが、法人・団体が嘱託人の場合は、肩書が判明している以上、つけた方が据わりがいいので入力してください。法人・団体が嘱託人の場合の認証文は、認証対象文書の署名(記名)押印者の肩書が入力されていることが前提になっています。
「証書の署名（記名）押印者」欄でリスト選択してください。
目的の選択肢をクリックすると、証書の署名（記名）押印者のほか、「同 肩書（自動入力）」欄に証書の署名（記名）押印者の肩書が自動入力されます。
目的の選択肢がない場合、「証書の署名（記名）押印者」欄に証書の署名（記名）押印者を手動入力してください。すると「同 肩書（自動入力）」欄に、「一覧表に見当たりません。下の欄に手動で入力してください。」というメッセージが出ますので、証書の署名（記名）押印者の肩書を「同 肩書（手動入力）」欄に入力してください。
一覧表に見当たらないというのは、「日本文・英文 認証等嘱託人氏名等一覧表」データベースに登録されていないという意味です。
入力後に最終処理をすると、そのデータが「日本文・英文 認証等嘱託人氏名等一覧表」に自動保存され、次回からリスト選択できるのは、嘱託人の氏名又は名称、住所又は所在地と同様です。
認証方法
リスト選択で、目撃認証（面前認証）、自認認証、代理自認（代理認証）、自認認証・代理自認（代理認証）が選べます。
自認認証・代理自認（代理認証）とは、嘱託人を含む複数人の署名（記名）押印ある書面を、嘱託人が本人兼他の署名（記名）押印者の代理人の資格で認証を求めた場合です。
定款認証対象会社の商号
定款認証が選択されているのに、その商号を入力していない場合は、その旨の注意喚起が赤字で表示されます。
商号を入力すると表示が消えます。
処理業務
本ソフトが自動判定しますので、ユーザーは触れません。
計算書、証書原簿、売上帳の備考欄
備考欄の１には、ユーザーが入力した定款認証対象会社の商号が自動で入ります。
備考欄の２は公証人・書記の心覚えのための任意的入力事項です。
計算書、証書原簿、売上帳に転記される内容は同一です。
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