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１０ Dropboxを使う上での注意点
| (1) Dropboxにはファイルやフォルダの「リンクの共有」という方法もあるのですが、これは避けてください。何らかの手段でそのリンクのアドレスを第三者が知ればアクセスされてしまいます。しかもリンクされたファイルまたはフォルダを編集することができるのはリンクを作成した者のみ（一方向の同期）なので、共同編集の用途には向きません。 |
(2) Dropboxは自動的に同期してくれますが、パソコン間にインターネット上のサーバーが介在していますので、公証業務処理システムのようにファイル容量が大きいときは瞬時というわけにはいきません。パソコンを起動したときや共有の相手方がファイルを変更したときに行われる自動アップロード・自動ダウンロードに幾分時間がかかります。
しかし、インターネットの速度やパソコンの処理能力にもよりますが、長くとも２、３
分で完了しますし、タスクトレイの上のデスクトップに同期が完了した旨の表示がポップアップしますので確認は容易です。 |
(3) 公証業務処理システムは、公証人と専属書記が使用することを想定しています。専属書記（主任書記）のいる公証人の助っ人をする書記が使用することを想定していません。
Dropboxによる共有も、公証人と専属書記が共有することを前提にしています。
公証人、その専属書記（主任書記）、助っ人書記の間でDropboxによる共有を行うと、３台のパソコンの公証業務処理システムのファイルが混在し、月表などは全パソコンの月表が一番最後に更新したパソコンのものに更新されてしまうので、こういう共有は絶対に不可です。
共有に参加していない助っ人書記が行った入力の有効利用ということでいえば、各入力画面等のバックアップファイルを被応援役場の主任書記に渡し、同役場で復元して最終処理する使い途があります。
また、試用版の場合は「ソフトの設定変更」（メインメニュー → ソフトの初期化と設定変更等 → ソフトの設定変更）で公証人氏名を変更でき、かつ、公証業務処理システムは証書番号等を変更できる構造ですので、助っ人書記が被応援役場の主任書記から次に処理する証書番号等を聞き、これに基づいて計算書等を作成して被応援役場に提供することは可能です。 |
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