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５ Dropboxの設定
インストールと初期設定が完了したら、公証人又は書記のうち、パソコンの操作に詳しい方が公証業務処理システム用のDropboxの設定を行ってください。
ここでは、公証人が設定を行うものと仮定して、その手順を説明します（書記が設定する場合は、公証人を書記に、書記を公証人に読み替えてください）。
書記は後に述べる招待を承諾し、同期が完了したか否か確認するだけです。 |
(1) Dropbox内のフォルダの配置（公証人の行う手続き）
ア タスクトレイのDropboxアイコンをクリックし、下部左端の「Dropboxフォルダを開く」アイコンをクリックします。
イ Dropboxフォルダが開きます。
ウ Dropboxフォルダ内に「共有」という名前のフォルダを作ります。
この名前は公証業務処理システムのアップデートプログラムで使用しますので任意の名前にしたり後で変更したりしないでください。
エ さらに「共有」フォルダ内に、Documentsフォルダにある既存の公証業務処理システムをフォルダごとコピーします。
公証業務処理システムというフォルダ名も変更は厳禁です。
オ Dropboxの効用で述べたようにDropboxを公証人と書記のファイルの受け渡しにも利用する場合は、「共有」フォルダ内に「公証人Box」、「書記Box」という名前の２つのフォルダを新たに作ります。
書記は、「公証人Box」にファイルを入れ、公証人は「書記Box」にファイルを入れて受け渡しするわけです。
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(2) Dropboxの共有と招待の設定（公証人の行う手続き）
ア WindowsのエクスプローラーでDropboxフォルダ内の共有フォルダを右クリックします。
イ Dropboxの項目で「共有フォルダ設定」を左クリックします。
ウ Internet Explorer が起動してDropboxのログイン画面が表示されます。
エ 公証人のDropboxのメールアドレスとパスワードを入力してログインボタンをクリックすると、「「共有」の共有フォルダオプション」が表示されます（この画面を消してしまった場合はオプションをクリックすると表示されます）。
オ 下方の「もっと招待する」欄に書記のメールアドレスを入力します。
カ 「招待を送信」をクリックします。
キ 上部に招待メールが送信された旨が表示されます。
ク 完了ボタンをクリックします。
ケ 画面上部の右端にユーザーの名前（Dropboxにおける公証人のユーザー名）が表示されているはずですので、ドロップダウンリストからログアウトをクリックします。
参考：
同一人が複数のパソコンで公証業務処理システムやその他のファイルを同期させる場合は、１つのDropboxのアカウント（メールアドレスとパスワード）でログインすれば足り、招待とその承諾は不要です。
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(3) 招待の承諾（書記の行う手続き）
ア 招待を受けた書記は、自身のパソコンのタスクトレイのDropboxアイコンをクリックします。
イ 「〇〇さん（Dropboxにおける公証人のユーザー名）が共有フォルダ「共有」にあなたを招待しています。」と表示されます。
ウ その表示にマウスカーソルを当てると拒否と承諾のボタンが表示されますので、「承諾」をクリックします。 |
(4) 確認（書記の行う手続き）
ア タスクトレイのDropboxアイコンをクリックし、下部左端の「Dropboxフォルダを開く」アイコンをクリックしてください。
イ Dropboxフォルダ内に共有フォルダとさらにその中に公証業務処理システムフォルダができていることを確認してください。同フォルダをクリックし公証業務処理システムのファイルが格納されていることを確認してください。
「公証人Box」「書記Box」フォルダを作成した場合は、これらも共有フォルダ内に表示されることを確認してください。 |
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