今回から3回にわたり、わたし自身が選んだ手帳を紹介します。

 

【その１　仕事情報の管理】

 

・仕事はデスクワーク中心

・出張や外出は年に数回。

・仕事はすべて職場で完結させる。いくら遅い残業になっても家に持ち帰ることはない。

・処理する仕事は、日々のローテーション業務と、プロジェクト案件として部門内業務システム開発の企画立案を担当。

 

こうした仕事環境の中、日々の小口の処理案件の数が非常に多く、これらは処理をTODOとしてチェックしながら進捗管理していく必要がある。

また、件数が多いので、一日当りのTODOもある程度の量になる。

 

「■031123時点の手帳のシステム構成」の欄でも触れましたが、現在の仕事の性質上、仕事が職場で完結し、TODOの件数がある程度の量になるので、仕事関係のスケジュール管理は思い切って手帳を分離しました。

 

「meadのスパイラルとじノートのブロックタイプ予定表（B5サイズ）」を、職場では予定表兼TODOシートとして使っています。

 

このノートは、以前ホノルルに遊びに行った時に、地元のフードパントリーというスーパーの文房具売り場にあったものを、買い占めてきました。

1カ月ブロックタイプの白紙の予定表が、画用紙のような厚手の紙で12か月分ついています。

あと、残りが一冊しかないのでどこかで代替品を調達する必要がありますが、これと、同じものに国内でお目にかかったことがありません。

似たものが無印良品にありましたが、紙の色が茶色っぽい色なので、いつか試しに１冊だけ買ってみようと思います。

 

この予定表に、いろいろな処理案件や依頼事項に設定した締め切り日を、どんどん書き込んでいき、締め切り日にはチェックがかかるようにしておいて、その日までは頭の中からそのことは忘れてしまいます。

 

このノートは仕事中は常に机の上に開いて置いておき、予定や将来やるべきことが発生したらすぐに書き込み、処理したことは済みの印をリアルタイムでチェックしていきます。記入情報の前には全て□印をつけて書き込みます。たとえば「サーバのバックアップ」という作業を書き込む時は

 

□サーバーのバックアップ

 

とノートに書き込みます。

 

終了したものは「レ」チェックを□印に付け、延期した予定は、記入した予定の上に「→」を書いて、新たな予定日に転記をします。中止は案件は記入した予定の上から「−」で、線を引いて消し込みます。

（消しゴムや修正液は使いません）

 

このスパイラルとじノート（リングノート）は、開いたままで置いておけるのですぐに書き込みができます。綴じ手帳系では開いておきっぱなしができない（自然に閉じてしまう）ので、机の上に開いたままにしておきたい場合はこの、スパイラルとじノートは便利です。

 

筆記具は、通常の仕事にシャープペンシルを使うことがおおいので、シャープペンシルで記入しています。

 

多くの手帳術の本をみると、「１冊の手帳に情報を集約させ、一元的に管理することが重要であり成功する秘訣である」とよく書かれています。

確かに、わたしも情報の一元管理は重要であると思います。

しかし、わたし自身の場合に限って言えば、思い切ってオンとオフの手帳を分けたことは、情報の管理ではとても運用しやすい仕組みとして機能しています。最近は、ずっとこの方法が続いています。

オンとオフの予定が一目でわかることは、とても便利です。

 

 

【その２　プライベート情報の管理】

 

一方、プライベート情報については、年をまたがって持ち越す情報が多いことと、リフィルをカード情報としてストックしているので、バイブルサイズのシステム手帳を使っています。

システム手帳では、プライベート中心の情報を管理していますが、仕事関係でも出張や会議など、プライベートに影響を及ぼす予定については、このシステム手帳にも記入しています。

バイブルサイズのシステム手帳は重さがネックですが、ミニサイズはやはり書き込める情報に限りがあるため、軽さは魅力的ですが導入するに至っていません。

 

なお、使用しているスケジュール欄は見開き１ヶ月ブロックタイプです。１月が俯瞰（ふかん）できるのが、予定を立てる時に便利なので、このタイプを使用しています。

あと、ブロックタイプのスケジュール欄は1日の書き込みスペースが非常に小さいのですが、このスケジュール欄に書き込めないような予定は、入れてもその日のうちの処理ができないことが多いので、経験則上、自分の処理容量の目安としても機能しています。

（そうは言っても、やることが多い年末などは、ポストイットに書き出して、栞代わりに挟んであるプラスチックシートに貼り付けておきます）

 

記入のルールは仕事用のノートと同じく□印を記入案件の前に付けて記入し、チェック方法も全く同じ方法をとっています。

 

記入に使用しているペンは、こちらはパイロットのハイテックCの極細0.3ミリの色ブルーブラックを使用しています。ニードルポイントのペン先のこのボールペンはかなり細く書き込むことができ、限られたブロックに細字の小さな字でカリカリと予定を書き込んでいます。

（次回につづく）

 

（03/12/18）