【その３　システム手帳でのその他の情報管理：リフィルの選択方法�@】

 

わたしのリフィル選びの基本は、既製のさまざまなフォーマットのものは使っていません。

汎用的な罫線と方眼升目のメモ用リフィルと、無地の色付きリフィルを目的にあわせて使い分けています。

特に方眼リフィルは、罫線を引かなくとも自由に自在のフォーマットで記入しやすいので色々な管理ファイルに活用しています。

以下は具体的な利用例です。

 

▼アドレス帳（自作リストをプリントアウト）

基本はエクセルで作った住所録をプリントアウトしたものに、パンチで６穴あけたものを挟み込んでいます。

わたしの場合、住所は年賀状の時くらいにしか必要ないので、アドレス管理については近いうちに見直しを考えています。

 

・Excelデータ→システム手帳印刷用

・年賀状ソフト→年賀状宛名印刷用

 

現在、上記のように住所情報の２重管理が発生しています。

Excelと年賀状ソフトで管理している項目が微妙に違うためこのような状態になってしまっています。

一応Excelデータのほうをマスタとしていますが、項目のすりあわせを行ない、アドレスDBの統合を行なう必要があります。

（いただいた転居届や年賀状を見て、住所が変わっている方についてはシステム手帳のアドレス帳に変更情報を記入したうえでデータ修正を行なっています）

 

▼TODOシート（メモ用方眼リフィル）

プライベートのTODO管理は、スケジュール欄とは別にページをもうけています。

どちらかといえば中長期的な案件の管理に使用しています。

日々の予定とTODOどちらに書き込むべきかの切り分けが難しいので、いずれに記入しようか迷う場合がありますが、あまり神経質にならず適当に判断しています。

ただし、毎日、スケジュールとこのTODOには必ず目を通すようにしています。

 

こちらの記入方法は、以前ダイムの手帳特集（2001.10.18号）に手帳のヘビーユーザーの方の利用例が掲載されていたのですが、そのフォーマットを参考にさせてもらっています。

 

非常にシンプルな方法なのですが、

記入日　予定日　完了日　内容　の順にTODOを記入していきます。

 

＜実際の記入例＞

方眼升目のリフィルに記入しています。

----------------------------------------------

　記　　予　　済　

12/1　12/3　12/3　ホームページデータの更新

12/1　12/3　　　　　ダカーポ購入

12/2　12/4　12/3　手紙整理

12/2　　　　　　　　　年賀状宛名印刷

12/2　12/5　12/5　PCデータバックアップ

----------------------------------------------

 

「記」は記入した日付、「予」は予定日があれば記入（特になければ空白）、「済」は完了日を記入する。このルールにのっとってTODOが発生したらどんどん書き込んでいくだけ。毎日チェックしながら、進捗管理を行っています。

 

済が3/4以上になり、リフィルが2枚にわたっている場合は、新しい方のリフィルに未処理案件を転記します。このとき旧リフィルの転記分には済の欄に「→」を書き込んでおきます。

これにより、いま生きているTODOのリフィルは、一目で俯瞰できるように原則1枚で管理するように心がけています。

 

▼年間定例予定表（メモ用罫線リフィル）

毎年（数年サイクルも含む）定例である各種手続き等を、月別で書き出したリストを作成しています。

税金や保険などの手続きや免許更新、大切な人の誕生日など、すべて書き出しており、毎月月初にこのリストの当月分をチェックするようにしています。

このリストは、年サイクルという長期スパンでのTODOを管理するものであり、月初にこのリストからスケジュール欄やTODOシートに、処理案件の落とし込みをしています。

こうしたリストは一回作ると、あとはメンテナンスは必要ですが、ずっと使いまわすことができるのでとても便利です。

 

▼目標リスト（メモ用罫線リフィル）

目標や願い、希望することをすべて書き出しています。毎日、１０分近くかけてリストを見ながら成功した状態をイメージしています。

達成できた項目には、赤線で消しこみ、達成の年月日を赤で項目の横に記入しています。

真っ赤になったリストを見るのは気持ちがいいものです。

 

▼各種情報記録（メモ用罫線リフィル）

PCやインターネットの設定を記録。

PCのカスタマイズ方法や、ちょっとしたテクニックもここに記録。

（次回につづく）

 

（03/12/19）