例年、この時期に行っているシステム手帳のメンテを行った。

 

私の使っている、サザビーの月間リフィル、前年の１２月から翌々年の一月までのカレンダ構成になっている。

なので、例年、１２月から新しいリフィルを使うことにしている。

 

このため、今年は１１月３０日の夜に、手帳の移行作業を行った。

現在の手帳構成に、大きな不都合はないため、今回の作業は、カレンダの差替え作業が中心だ。

 

【１　手帳の中味の点検】

 

最初に行う作業は、システム手帳の最初のページから、順番に手帳の中身を点検する。

チェックの視点は、本当に持ち歩くべき情報か？内容や鮮度を見ながら取捨していく。

結果としては、リフィルの加除はあったが、項目として新たに加えたり除いたりしたものはなかった。

 

取り除いたリフィルのほとんどは、メモ。

照会時のチェック内容などを書き出したものがほとんどだが、単なるメモか特出しとして管理する必要があるものかを振り分けて、書斎ストック用のＢＲＥＥの手帳に移し替える。

そして、抜いた枚数分の白紙リフィルを新たに手帳に挟みこむ。

この、メモについては以前も紹介したが、来年の手帳の使いこなしの中で、システム手帳のメモについて研究してみたいと考えている。

 

あとは、システム手帳の最終ページに、数枚セットしているクリアポケットの中味に入れている資料のうち、不要になったものを処分。

このクリアポケットに入れているものは、例えば出張時の資料や、何らかの仕事関係の資料が多いのだが、これは、マスタが職場にＡ４であるものをＢ５に縮小コピーして挟みこんだものなので、用済みのものは基本的に処分するだけで良く、シュレッダにかけるだけ。

 

【２　カレンダの移行】

 

こうした前作業が終わると、次はカレンダの移行である。

まず、今まで使ってきたカレンダを手帳から取り外す。

これは、来年一年は参照頻度が高いため、すぐに書斎で手に取ることができるよう、机の横の棚に置いているＢＲＥＥのシステム手帳に移管する。

 

本来のルールは、ＢＲＥＥに綴じていた昨年２００５年分のカレンダは、ストック用バインダにＢＲＥＥから移し替えることになるのだが、前々年のカレンダを参照することも多いので、ＢＲＥＥには過去２年分のカレンダをセットしておくことにした。

 

そして、来年、２００７年版の新しいカレンダを、来年一年、また頑張ろうという思いを込めて丁寧にセットする。

 

ここから、最初に行う儀式は、ピンクの蛍光ペンでの休日の丸付け。

これは、社会人一年生のときの、会社の先輩がやっているのを真似してはじめたのだが、休日のメリハリが一目で付くので、以来、ずっと実践している。

 

ピンクの蛍光ペンを手に、オッ、３連休！などと思いながら丸を付け、飛び石連休の部分は、漏れなく書き出し。

翌日、出勤したら、イントラのスケジューラに、来年の飛び石部分の休日予定を誰よりも早く入力という、超重要な後工程が待っている。

 

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次に、家族の記念日を漏れなく記入。

これは、色々なプライベートの予定や仕事の予定を組み入れるのに外せない情報なので、まずカレンダに埋め込み。

 

あと、ＢＲＥＥに綴じたばかりの２００６年分のカレンダにすでに書き込んでいる、この１２月と来年１月の予定を漏れなく、新しいカレンダに転記する。

ちなみに、２００７年の２月以降の予定が発生したものは、大判のポストイットに書き込んで貼り付けしているので、それも、新しいカレンダの該当日に転記することで、カレンダの移行作業はＯＫ。

 

【３　月例処理】

 

ここからあとの作業は、通常の月末月初に定例的に行っている作業と同じく、１２月分の予定の整理を行う。

 

まず、毎年、定例となっているＴＯＤＯは、月別にリストアップしているのだが、そのリストから１２月分のやるべきことを確認。

日付が割り振りできるものは予定を割り振り、未定のものは通常のＴＯＤＯリストに記入する。

 

続いては、２００５年１２月のカレンダを見て、前年同月の状況をチェック。

１２月の特出し作業は、大掃除と年賀状作成、あと、広島帰省だ。

大掃除は、この数年、２〜３週に分けて実施しており、体力的にも負担が少なく、上手く回っている。

なので、この１２月も前回と同じパタンで、大掃除のスケジュールを入れた。

年賀状は中旬に作成とあり、そんなにドタバタした記憶もないが、念のため、これは、モールスキンにつけている日記を確認。

作成とメッセージ記入を一日でやっているみたいなので、これも、昨年と同じパタンで中旬にセットした。

 

あとは広島でどのように物欲を爆発させるか、入念な計画を立てる必要があるが、今回は帰省より先に、一回出張で広島に行くので、体力的に楽かも。

 

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このような作業を、今回は２時間近くかけて行った。

こうした、棚卸的作業は、手帳の中味を常に新鮮に保つためにも、適度なスパンで行った方が良い。

あとは、一月切り替えの手帳やカレンダの移行を、広島から帰ってきて行うのが、いつもの予定になる。

 

（06/12/02）