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このテーマは、今回が最終回。
これまでの考え方を再整理すると
① 画像データ
② 自分がエクセルやワードを使って、入力したデータ
を利用する場合の自作は、チェックも簡単でメリットが大きい。
③ ホームページや媒体で提供された、HTML、エクセル、テキストデータなどを、ＰＣ上のワードやエクセルファイルにコピー＆ペーストして利用するデータ。
この③のデータの場合、チェックの工数が大きくなるので、メリットは疑問。
作成ボリュームが大きくなれば、とても簡単に作れるとは言えない。
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ここまでで、すでに３回が経過し、すでに答が見えている気がするが、元々のテーマなので、「パソコンとプリンターがあれば便覧の自作も簡単か？」ということを、考えてみよう。
解釈は色々あるかもしれないが、通常の「ＰＣを使って自作」といえば、いずれかの使いたいデータを抽出（コピー＆ペースト）して作成するケースであろう。
わたしの分類で言えば、「③ ホームページや媒体で提供された、HTML、エクセル、テキストデータなどを、ＰＣ上のワードやエクセルファイルにコピー＆ペーストして利用するデータ。」で作成するケースだ。
ただし、地図ならば、①の分類になる。
そして、便覧というからにはある程度のデータボリュームがあると考える。
これまで３回を費やして述べてきた、便覧に限定していないリフィルの自作の例を考えてみても、とても「パソコンとプリンターがあるので便覧の自作も簡単」とは言えないことがわかる。
チェックにあまりにも工数がかかることと、図表もリフィルサイズに縮小印刷することが手間がかかるからだ。
その点、かなり縮小しても、コピー機の場合、字が小さくて読みにくいということはあるが、画像がボケて判読不能のいうことはあまりない。
便覧を挟むのであれば、作成工数を考慮すると、紙ベースのマスターをコピーして（必要に応じて切り貼り）、６穴パンチで穴を開けて挟みこむのが、有利になると考える。
それだけで、十分、使える便覧が作成できるし、わたしも以前からそうしている。
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どうしても、手作業より、ＰＣで資料を作成した方が見栄えが良く、作業をやった気になる。
達成感も大きいかもしれない。
しかし、これはリフィルの自作に限らず、通常の事務処理全般に言える「落とし穴」ということに注意してもらいたい。
今まで、数多くの業務改革プロジェクトに参加してきて、いずれの場合でも、半年間は紙ベースで仕事を進めて、本当にシステム化することで効率が上がる部分を探し出せと提案している。
詳しくは、今回のテーマから外れるので割愛するが、紙ベースでの仕事を提案する理由は、システム化することで、無駄な仕事が増えるケースがあまりにも多いからだ。
（実施に向けては、かなり抵抗をする人間が多いのが現状だが・・・）
コンピュータを使うと楽になる場合と、そうでない場合。
その切り分けを、上手にしてこそ、コンピュータを使うメリットを教授することができると、わたしは考える。
（06/07/16）
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以下のコラムは番外編として読んで欲しい。
今回の「リフィルの自作①～④」は、６月下旬に掲示板のやり取りの後で、原案を一気に書きあげたものだが、あまりにも長すぎたので４分割したものである。
以下の、コラムは、その冒頭に書いていたものなのだが、これを最初に出してしまうと、手帳の活用から大幅に話が脱線してしまうのと、おもいきり話が収束してしまうので、一旦は掲載を取り止めた。
しかし、こういう考え方もあるということをで、今回、番外編にて復活させてみた。
これまでの「リフィルの自作①～④」の文言と重複する部分があるが、話の流れがあるのでそのまま掲載する。
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（番外コラム）
以前、「手帳のページ」で、伊東屋などのショップ情報のリフィルを自作したことを紹介した。
リフィルの自作自体、あまりやらないのだが、まあ、ケース・バイ・ケースということで、そのときは作成。
なぜ、わたしがリフィルの自作を、あまりやらないかといえば、あまりにも手間がかかるからだ。
しかし「こんな新しいパソコンやプリンタが出たので、○○の作成も簡単」という誘い文句は、２０年以上前からよく聞く話。
２０年前から、人間の考える事は進歩がないのかもしれない。
何と比較して、リフィルの自作はあまりにも手間がかかるか？といえば、パソコンの中の資料はＡ４が基本。
リフィル用に加工をするのには、どうしても工数がかかる。
縮小の設定、リフィルサイズサイズを揃えるための切り取り、６穴パンチあけ。
プリントアウトのアイコンをクリックするだけのＡ４印刷とは、あまりにも工数が違い過ぎる。
仕事関係の資料は、リフィルにするより、そのままＡ４でプリントアウトしたものを使う方が絶対に簡単だ。
「オレはオジサンだから、小脇に抱えたポーチしかもたないよ」という人は無視して、普通のビジネスシーンではブリーフケースを持つ場合が多い。
「手帳とカバンのホームページ的資料の使い方」は、Ａ４にプリントアウトしたものを持ち歩く時は「クリアホルダ」に挟む。
そのホルダは、カバンの取り出しやすいポケットに収納。
外出先の必要なシーンで、サッと取り出して使う。
利用後に保存する必要がある場合は、オフィスのドッチファイルに綴じる。
持ち出しが必要な時は、また、そこから抜き出して、持ち運ぶ方法がベターだろう。
日常的に参照するものも、量が多くなければ、プリントアウトしたものをクリアファイルに挟んで持ち歩く方が、手帳に挟むより圧倒的に使い勝手が良い。
挟むもののうち、参照頻度が一番高いものを表裏の一番上にして挟んでおけば、カバンからクリアファイルを取り出すだけで、中身を取り出すことなく、パット見で必要な情報にアクセスできる。
わたしも、出張先のホテルの地図や、訪問先の地図、連絡先をまとめたような資料は、Ａ４でプリントアウトしたものをクリアケースに挟み、ブリーフケースのポケットに入れている。
駅や空港の待合やタクシーの中で、クリアファイルをサッと取り出して、訪問場所や時間を最終確認している。
手帳を開くより、圧倒的に早く情報にアクセスできる。
この数年は、仕事の雑件資料は時系列にドッチファイルに綴じ込んでいるので、同じ訪問先の場合、最新の情報でチェックの上、過去の資料をそのまま再利量している。
パソコンの情報は、Ａ４で管理。
ビジネスシーンでは、やはりこのパタンが基本になるだろう。
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