３つに分類した、リフィル自作の元データ。

 

曲者は�B　ホームページや媒体で提供された、HTML、エクセル、テキストデータを、ＰＣ上のワードやエクセルにコピー＆ペーストしたものだ。

 

皆さんも、リフィルの自作に限らず、官公庁サイトの文章や統計表、また、自分のＰＣにある過去に作成した何らかの資料などを、新しく作成する資料に取りこむことは、かなりの頻度で行っているはずだ。

 

そうした元データの文章を、一からキーボードで入力するなど、ブラインドタッチの練習ならばまだしも、通常は行わない。

コピー＆ペーストをすれば、一瞬で、大量のデータ新しいファイルに取りこむことができるのは、今さら取りあげる必要もない、「電子データの大きな魅力」だ。

 

しかし、ここで注意して欲しい。

一見、�@の画像データの貼り付けとと同じようにチェックが省略できるように思われるが、コピー＆ペーストをすることで、その部分のチェックは必ず必要になる。

 

人間が行う作業である、コピー＆ペーストは絶対間違いがないとは言えないからだ。

 

エクセル表の貼り付けなどならば、ペーストした表に、仮の集計セルを作成して、縦横の合計を再チェック。

理論上、合計が合えばＯＫなどと、チェックの簡略化は可能だ。

しかし、時刻表やランダムな数字が並んだ表などは、そうしたチェックも難しいので、データをペーストしたら、必ずズレが起きていないかなどの読み合わせは必須だ。

文章データも同じようにチェックする必要がある。

 

前回の記事で紹介した【事例１】のＡ君が作成した、会議で使う資料の話を思い出してほしい。

 

信頼できる官公庁のホームページ上のテキストやエクセル表をコピーして資料を作成。

それで、ハイＯＫとはならない。

必ず、マスターデータと読み合わせが必要になる。

 

もし、チェックを省略した仕事の手順ならば、当然、どこかで痛い目にあうことになる。

（自分でチェックするか、他の方法を取るかは別問題だが）

 

リフィルも同じである。

コピー＆ペーストを行えば、マスタとのチェックは必要だ。

ただ、リフィルに印刷したものを部下にチェックさせるというのは、よほど図々しいオヤジでないと難しいので、自分でチェックするしかない。

（少なくとも、わたしはできない）

 

度量衡、時刻表、住所録等々、貼り付けがズレたら、大変な事になる。

見積り単価表などだと、会社に大損害をあたえることになりかねない。

 

利用頻度の高い資料ならば、多大な工数をかけてデータをチェックしても自作リフィルを作成するメリットは大きい。

しかし、そこまでして�Bのパタンでリフィルに落としこみ、手帳に挟む資料というのはあまりないと、わたしは考える。

 

　　　◇

 

手帳に仕事の資料を挟む場合、ほとんどは、チェック済みの資料のページを「加工したりせず」に、そのまま必要ページのみを印刷して、６穴パンチで穴を開けて手帳に挟みこむケースではなかろうか？

もしくは、そうした資料を印刷して、必要な部分だけを切り取って、リフィルに貼り付けて使う等々。

 

ちなみに、私の仕事関係で手帳に挟みこんでいるものに、1ヶ月の電算運用スケジュールがある。

本来、仕事関係のモノを外に持ち出すことは、生理的に受け付けないのだが、外から職場の人間に、処理の指示を出す場合に必要なので持ち歩いている。

方法としては、マスターのＡ４を、Ｂ５に縮小コピー・四折したものを、システム手帳のクリアケースに突っ込んでいる。

リフィルというより、穴あけもせず資料を折って挟むだけの、一番手抜きのパタンだ。

 

こうした、ＰＣの中身を、加工なしでプリントアウトして、元データとして活用する場合は、パソコンでリフィルを自作ということではなく、本などのコピーを使った、切り貼り系自作と同じで、チェックの工数はほとんど発生しない。

�@　画像データを使った自作と、同じ程度の工数であろう。

 

印刷までの工数でみても、ワンタイムの作成ならば、圧倒的に、コピー機で作成したものか、必要な部分のコピーを切り貼りで作成するほうが早い。

 

一方、電子の魅力は、複製が一瞬にできること。

 

手間のかかる電子データでリフィル作成を行うかの判断は、

ワンタイムか？

複製を何度も利用するか？

で判断することが、一つの基準と考える。

 

「手帳とカバンのホームページ」的リフィルの自作は

 

■ワンタイムならば切り貼り自作

 

■複製を作成する必要があるのなら、パソコンを使った自作である。

 

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余談になるが、仕事関係の電子データを、このご時世で社外に持ち出すことは、通常はまずやらない。

となると、仕事関係のデータの印刷は職場で行うしかない。

 

プリンタは通常、ＬＡＮ経由で幾つかの「机の島」が共有するものを使うケースが多いと思う。

 

そんな環境で、リフィルに印刷しようとプリンタに用紙をセットして、席に戻ってプリントアウトしたら、すでに誰かが別のデータを印刷して、自分のセットしたリフィルに、見覚えのない、誰かの資料の一部が印刷されているということが起きる可能性が大。

 

職場で宛名用のラベルシールを印刷する場合、プリンタの周りで叫び声が聴こえることが多いからだ。

 

ラベルシールをセットして自分が席に戻りプリントアウトする前に、誰かが別のファイルを印刷というやつだ。

自分のセットしたラベルに、他の人のデータが印刷されるショックも大きいが、自分のデータが想定外の宛名ラベルに印刷されてしまうショックも大きい。

 

プリンタとパソコンがピア・ツー・ピアでつながっていた時代には考えられなかった現象だが、この場合、原始的な「声かけ」が有効なのかもしれない。

 

わたしは、そうしたミスプリントをリカバリする工数がもったいないので、宛名シールを印刷する必要があるときには、一旦、Ａ４の普通の用紙に印刷。

その紙をコピー機に持って行き、Ａ４用紙の給紙トレイの一番上に宛名ラベルをセットしてコピーをする。

そうやって、宛名ラベルに必要な情報を印字という手間をかけている。

 

しかし、最近は、職場の部屋のコピー機は、ネットワークにつながってプリンタと兼用していることが多い。

わたしのやり方で、給紙トレイに宛名ラベルをセットして、さてコピーボタンを押そうとしたら、目の前で、いきなり「ガァー」っとコピー機の音がしだして、だれかがプリントした資料が、わたしのセットした宛名ラベルに印刷されてしまうことがあった。

これは、ショックがかなり大きい。

なので、どうしても自分が印刷する必要があるときは、フロアで共用のコピー室までテコテコ歩いて行ってコピーする事にしている。

 

いつの間にか、Ａ４普通紙や複数の給紙トレイにセットされた用紙以外に印刷をするというだけでも、大変な工数が求められる世の中になってしまった気がする。

 

（06/07/09）