日経アソシエ１２．０６号の「手帳活用術」の一例でP37で取り上げられていた、フランクリンユーザーの方の記事。

その中で、このひと手間がカギということで、月ごとにインデックスを作成している事例を紹介していた。

 

フランクリンには、このインデックスが標準かどうかはわからないが、フォーマットが提供されているようだ。

わたしは、手帳にインデックスは導入していないのだが、別のところで利用していて結構便利だと以前から考えていた。

 

現在の、わたしの手帳術として、カレンダ等、いつも持ち歩いている薄いシステム手帳と、参照頻度は高いが持ち歩くものまではない情報を、ＢＲＥＥの分厚いシステム手帳に分けて利用している。

インデックスは、ストック情報を管理しているＢＲＥＥの手帳で活躍するのではと、今回のアソシエの記事をきっかけに検討を始めた。

 

いずれ、考えがまとまると思うが、今現在、わたしが活用している手帳以外のインデックス方法を紹介しておきたい。

 

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まずはプライベート。

家電製品などのマニュアル、保証書はそれぞれ一冊の分厚いクリアファイルを用意して、保存している。

マニュアルは、そこそこの厚みがあるので一ページ一製品が原則。

保証書は、紙切れ一枚の場合がほとんどなので、一ページに１０製品近くを突っ込んでいる。

 

保存する順番は単純に時系列。

それぞれのクリアファイルの最初のページに、A4の方眼ペーパを入れておいて、綴じるたびにナンバリングして、内容を書き込みインデックスを作成している。

 

時系列に綴じているだけで、ほぼ記憶でサーチできるのだが、インデックスが付いていると、サーチが圧倒的に早い（特に保証書）。

 

こうした、長期保存をするものとインデックスは相性が良いと思う。

 

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続いて仕事のファイル。

自分が主担当の業務に関係のある資料が発生した場合、通常は業務ごとの一件ファイルに綴じるので、個人的に保管することはあまりない。

 

問題は、主担当ではないが、同じチーム員の仕事の協議や打ち合わせなどで、個人個人に配られて、協議の間に書き込みなどをした資料の整理。

あと、個人的に出張時に作成した短期間の引継書や、ただ単に参考として配られた資料等々。

 

異動によって、資料の内容は全く別ものになるが、資料発生のきっかけは同じパタンというこうした個人持ちの資料の管理がなかなか難しい。

 

整理術の特集で、こうした個人持ちの資料は周りのだれかが持っているので、自分の物はすべて廃棄しているという方法がたまに紹介されているが、そんなことを間に受けて実施したら大変なことになってしまう。

 

やはり、１年〜３年と保存期限を決めて、その期限が来たら廃棄できるシステムを作るのが現実的だと思う。

 

そうした資料、今まで、幾つかの種類に分類したファイルを作って管理したりしたが、どうもしっくりしなかった。

分類が難しいのだ。

 

そんな中で、今年度から試している方法が、結構うまく運用できているので紹介したい。

方法としては、まずは一冊で管理。

綴じるファイルとしては、厚さ５センチのドッチファイルに時系列に保存。

 

最初のページにインデックスを綴じ、あらかじめ１〜５０までナンバリングしておく。

あとの項目は、日付と内容だ。

 

インデックスのイメージは次のような感じ。

 

No　日付　　内容　　　　　

１　050401　会計　　　　　　　　 年度処理打ち合わせ

２　050401　　　　　　　　　課　　緊急連絡網

３　050408　会計　人事　　　　　給与システムインターフェース改定

４　050415　　　　　　　　　課　　４／１８〜２０出張引継書

 

資料が発生したら、日付と内容をまずインデックスに手書きで記入。

あとは、このNo順に資料を綴じて、資料にはインデックスラベル(タックインデックス）にインデックスのNoを記入して貼り付けておく。

 

わたしの仕事の場合、相手は内部組織の特定の課が多いので、内容の頭に発生のきっかけになった課の名前を書いている。

この時、記入位置を、課ごとにずらして書いておく。

例えば、左よりには会計、真ん中は人事、左は自分の所属を意味する略語で「課」と書いておけば、会計課とのやりとりの資料は、左端の列を見ることで、目でフィルタをかけることができる。

これは、課で資料をサーチするときに結構便利。

 

話が少しそれるが、No４の例で揚げた出張引継書。

今の職場は、自分が不在のときの処理を周りの人間に頼む時に、日ごとにＴＯＤＯ形式で資料を作って預ける習慣がある。

不在の時に、その引継書を預けて、請け負った人間は、それを処理するごとにチェック(

処理日）を入れる。

また、その他、頼まれた（依頼者が想定した）こと以外のイレギュラーな事項が発生したら引継書の余白に、その事項の処理履歴を書きこむ。

出張から帰ってきたら、その引継書が自分の机の上に置いてあり、不在の時に処理をして貰った人からの結果引継書になっている。

この資料は、次回の出張の時の引継作成に役に立つので一年程度は保存しておく予定。

 

話をインデックスに戻す。

No３に書いた、システム改定などの場合、資料が一回で完結することはない。

今回の協議を踏まえて、次の協議は１カ月後などという感じで、数回にわたって資料が発生することが多い。

資料を綴じる場合、Noを記入したインデックスラベルを貼り付けると先に書いたが、これはA4縦で資料を見た場合、右端に貼り付けていく。

 

一方、No３のシステム改定の２回目の協議資料が発生した場合、No３の４／８の資料の後（下）に綴じる。

そして、２回目の協議の日付をポストイットに記入して、こんどはA4縦で資料を見た場合上側にポストイットに記入した日付が飛び出す形で貼り付ける。

３回、４回と協議が発生した場合は、同じように下に下に綴じて、ポストイットの上タブインデックスを貼り付けていく。

 

回数の続く資料は、一発目に綴じた資料の後に続けて綴じるというルールにしている。

一発目の協議は、やはり印象に残りやすいので、時系列に保存する場合のkeyに馴染むと考えたから。

 

仕事のインデックスは、今年度から開始した方法なので、いまだ試行錯誤中。

年度末に、手書きのインデックスは一気にエクセルに入力して、ＤＢ化して、仕事の履歴として保存するか、思い切ってバッサリ捨てるか、迷っている。

（性格からすると、多分、保存→ＤＢ化になりそうだが）

 

（05/12/25）