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来年に向けて、いつも持ち歩いている、サザビーの径１５ミリのシステム手帳のメンテナンスを１１月末に行った。
サザビーの月間リフィルは１２月から付属しており、毎年、新しいリフィルは１２月から使い始めるためだ。
持ち歩かずに自宅で参照用に使っているＢＲＥＥは写真のとおり、かなりパンパンになってきた。
こちらのメンテも時期を見て実施する必要がある。
今回の、サザビーのメンテのメイン作業は、来年の新しいカレンダーをセットするのと、メモ、ＴＯＤＯの保存バインダへの移管。
同時に、目標リストや年間定例行事一覧を見直した。
今回の作業手順は次のとおり。
【１ カレンダの差し替え】
わたしの使っているサザビーの月間カレンダタイプのリフィルは、来年２００６年用の場合、２００５年１２月～２００７年１月まで付いている。
毎年、翌年分のリフィルは１０月に買うので、通常１２月までをバインダにセットして使っている。
作業として、まずカレンダーの土日、祭日の日付の部分に、ピンクの蛍光ペンで丸をつけて、休日をはっきりとさせる。
社会人一年生の時、自動車会社の情報システム部門で、わたしの教育係をしていただいた方が、自分のシステム手帳のリフィルに印を付けていたテクニックを拝借して以来、毎年、蛍光ペンで○付けをしている。
ちなみに、職場のデスクの上の卓上カレンダも同じように、ピンクの蛍光ペンで休日には○を付けている。
次に、今まで使ってきた今年のカレンダーの１２月分にすでに記入している予定を、新しいカレンダーの１２月分に転記。
あと、すでにリストアップしている年間定例行事のうち、日付が確定しているものや記念日などを記入。
仕事関係も、３月までの確定している、今年度分のシステム運用スケジュール等を手帳に落としこんだ。
続いて、今年のリフィルを取り外して、自宅用システム手帳として活用している、ＢＲＥＥのシステム手帳に移管する。
今、ＢＲＥＥに挟みこんでいる前年分は、保存用バインダに移す。
そして、新しい来年のカレンダを、いつも持ち歩いているサザビーの径１５ミリのシステム手帳に挟み込んで、カレンダの移管は完了。
【２ メモ】
メモについては、サザビーに挟みこんでいるものは５枚程度。
書き込んで適当な期間が過ぎ、持ち歩く必要のなくなったものは、ＢＲＥＥに移し替えている。
この時、通常のメモはそのままＢＲＥＥのメモのタブが付いたところに移すが、各種照会結果や、ショップ情報など、別に項目立てして保存しているものは、そちらのタブがついた所に挟みこんでいる。
ＢＲＥＥに挟んでいるメモは、今年の分でサザビーに挟みこむ余裕がない溢れたものを挟むイメージだ。
なので、カレンダは、前年分がＢＲＥＥの中にあるが、メモの前年分は通常、ストック用のバインダに移している。
これは、ＢＲＥＥの収納量と参照頻度からこのような扱いにした。
参照頻度が高い、照会結果やショップ情報は、別項目でＢＲＥＥにストックしているので、この世代管理でとりあえず、今のところ不都合はない。
【３ ＴＯＤＯ】
こちらの、世代管理もメモと同じ。
ＢＲＥＥに挟んでいるのは、今年分でサザビーから溢れたもの。
ちなみに、目標リストや、年間定例行事リストを更新した場合も、古い物をＴＯＤＯのところでストックするルールにしている。
ちなみに、古いアドレスはメモのところでストックするルール。
なので、ストック用バインダの項目は、一つの年で、
・カレンダ
・メモ
・ＴＯＤＯ
の３つのインデックスになり、過去の情報はこのルールで検索することになる。
【４ ２００５．１１．２７時点のシステム手帳の内容】
① リフター
② 記念の栞
③ ゼミの先生からのメッセージ
④ アドレス（知人２枚、ショップ１枚、勤務先内線一覧両面１枚、緊急連絡網１枚）
⑤ サザビー月間カレンダ
⑥ 年間定例予定（３枚）
⑦ ノックス年間カレンダ
⑧ 特出し情報ファイル
⑨ 目標リスト
⑩ 情報ファイル（年齢早見表等）
⑪ メモ
⑫ 欲しいモノリスト、ショップリスト
⑬ 地下鉄路線図
⑭ クリアポケット（ファスナー付き）
⑮ 名刺ホルダ（１枚）
⑯ クリアポケット（５枚：出張情報等）
なお、次の手帳のメンテ予定は、年賀状の整理がついた後のアドレス帳の整理を、１月末くらいに考えている。
（05/12/11）
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