昨年は文具系書籍の当たり年だったが、今年は、手帳関連の当たり年かもしれない。
あのダイムも、数年ぶりに１０月に本格的な手帳特集を組んだ。
早速読んでみると、見開き２ページウイークリーを推奨していた。
不特定多数のユーザーを想定した場合、妥当な推奨だと思った。
市販の手帳も、このタイプが圧倒的におおいのではなかろうか。
わたしも、学生時代に月間見開きブロックタイプの手帳を使っていたのだが、社会人になってから、この見開き２ページウイークリーに手を染めた。
まさに、ダイムで例としてあげている、右側のメモを活用した使いこなしをしようと考えたからだ。
しかし、左右のページは、ほとんど真っ白という状態が続いていた。
スケジュール欄は大きすぎ、メモ欄は中途半端でＴＯＤＯ等にも活用しにくかった。
で、結局、現在使用している、月間見開きブロックタイプに回帰した。
原因ははっきりしている。
わたしのこれまでの経験してきた仕事は、内勤でほとんどこちらから外出することがない、いわゆる事務系の仕事なので、スケジュールというよりもＴＯＤＯのウエイトが大きいからだ。
なので、スケジュール欄は余り大きくなくてもよい。
事務処理系の仕事のパタンとして、私の経験によると
①イレギュラーな行事（会議、協議、打ち合わせ等）
②毎日、定例的に発生する仕事（データ入力、システムのパラメータチェック等）
③週間で定例的に発生する仕事（翌週の、システム運用計画の立案等）
④月間で定例的に発生する仕事（月末、月初の集計処理等）
⑤年間で定例的に発生する仕事（年末や年度末のシステム切り替え処理等）
⑥不定期なプロジェクト等
の６つに分けることができる。
そのうち、手帳が活躍するのは、①と⑥のイレギュラーな仕事だろう。
仕事のウエイトは⑥のプロジェクトが圧倒的に多い。
営業などの仕事の人は、毎日の営業活動が①のイレギュラーな行事に相当する。（日々刻々と変わるお客とのアポ等で）
この、イレギュラーな予定は、当然全て手帳等に記録して忘れることのないようにする必要がある。なので、予定を書き込むことができる充分なスペースの手帳を準備する必要がある。
私の場合で言えば、この①のウエイトは限りなく低く、⑥の不定期なプロジェクトが仕事のスケジュールとしては、手帳に記入することが多い。
②のような、毎日の定例業務は、手帳に書き込むというより、Ａ４一枚のマニュアルやジョブフローを作成して、クリアファイルや、机のガラスの下に入れておいて、基本は記憶、あと、そうしたペーパーで記憶を補完という仕事の進め方をするケースが多いのでは。
なので、毎日の定例処理は手帳に書き込むことはまずない。
注意したいのは③～⑤の、毎日ではない一定サイクルのルーチンワークである。
わたしは、こうした週間や月間の予定は略語にして、手帳に書き込んでいる。
内部事務の場合、こうしたルーチンが少なからずあるのだが、こうした仕事の形態の場合、わたしが使っている月間見開きブロックタイプのスケジュールが役に立つ。
例えば、週間で毎週木曜日に予定がある場合、当然、当日の予定でチェックするのだが、一つ上のマスをみると、すぐに先週の同じ曜日の予定がチェックできる。
このページをめくらずに、一瞬で確認できる一覧性は、思考が寸断されず便利だ。
月間の予定も、一ページめくるだけで確認ができる。
＊＊＊
わたしは、こうした予定をシステム手帳で管理しているのだが、システム手帳には、最低限の簡潔な記入しかしない。
以前は、仕事のスケジュールはｍｅａｄ社のカレンダタイプの予定表に記入し、システム手帳にはプライベートと、出張等のプライベートに影響を及ぼす行事だけを記入していた。
しかし、今年度から仕事が異動したのを機会に、スケジュールについてはシステム手帳に統合した。
見開き一ヶ月タイプは、記入できる欄が本当に小さいので、定例的なことは略語。それ以外でも１行で納まるように、簡潔に予定を記入する。
システム手帳の役割はスケジュールの一元管理であり、そのスケジュールの詳細情報は、別の専門ノートや手帳に担わせている。
システム手帳は、データベースのインデックスに相当し、実際のデータの中身は別のところで管理するイメージだ。
大きくは、仕事ノート、モールスキン、ロディアで管理している。
【仕事情報】コクヨのＡ４サイズのキャンパスノート。
このノートで
・仕事のＴＯＤＯ管理
・プロジェクトの進捗管理
・会議等のメモ、記録
・電話メモ（かけるまえの聞く事の整理と結果記入等）
・ＰＣで資料作成前のアイデア出し
等々の仕事情報を管理。
例えば、あるレポートを作成する例で、１０月１７日、１８日の２日間で処理する場合。システム手帳には１７、１８日の欄に「□ＡＭ報告書作成」と記入。
あと、締め切り情報等も合わせて書いておく。
その報告書を作成するためのＴＯＤＯやフローは、ノートに記入して、参考情報、電話紹介結果なども、全部ノートに記録する。
要は、１０月１７日、１８日の午前中は、報告書作成という予定があるということと、それがいつ締め切りかということがわかればよい。
急な予定が入っても、システム手帳を見るだけで調整が可能となる。
ちなみに、システム手帳はいつもカバンに入っているが、この仕事ノートは職場に置いている。
【遊び情報】モールスキン
お買物や、食べ歩き、このＨＰの外出先での思い付きなどは、モールスキンで一元管理。
例えば、１０月１５日に伊東屋に買い出しに行く場合、システム手帳の１５日の欄に「□伊東屋」と書くだけ。
その日にチェックするものや、買いたいモノ、また、買うものの切抜き等、全てモールスキンで管理している。
【ＴＯＤＯ管理】ロディア
最近は、主に職場で活躍しているのだが、システム手帳やノートに書いているＴＯＤＯで今日やることは、朝一番で、まずロディアに全て書き出す。
ＴＯＤＯとしての役割はもちろん、朝一番に、今日やることを全て書き出すのは、一日の作業ボリュームが把握でき、全体を俯瞰しながら仕事を進捗できるのでオススメする。
このロディアは、常時机の上に表紙をめくって置いたままにして、チェック。
最初はシステム手帳を机の上に置いてＴＯＤＯ管理していたのだが、邪魔になるのと重要情報も多数記入しているので、セキュリティ上好ましくないため、手帳は机の中にしまいこみ、ロディアだけを机に出す今の形に落ち着いた。
当然、日中に急に発生したＴＯＤＯも、全て、このロディアに記入して、仕事帰りに、当日に消化できなかったものは、システム手帳に再スケジューリングしている。
また、休みの日の、チョッとした近所への買い物チェックリストなどにもこのロディアは活用している。
わたしの手帳術の大きな変化としては、やはり、今年度になって仕事とプライベートのスケジュールをシステム手帳に統合したことを一番に記録しておきたい。
今までの、分離したやり方でも特に困ったという記憶はないのだが、一元化したことにより、より戦略的に、休日のプランを練ることができるようになった気がする。
スケジュールを統合したことにより、システム手帳のスケジュール欄は、インデックスという役割が明確になった。
加えて、それぞれの補助ノートの役割も、自分の中ではっきりとしてきたと考えている。
（05/10/23）
|
