今回は、プライベートでのプロジェクト管理について。

 

以前、「旅行」や「引っ越し」など、イベント毎のＴＯＤＯ管理について、スケジュール管理はシステム手帳のスケジュール欄で行なっているが、ＴＯＤＯは別リストで管理していると紹介した。

（■わたしのメモ術・手帳術　006　（特別な行事のＴＯＤＯ管理））

 

この、前回紹介したパタンは、どちらかと言えば単純なケースで、やるべきことを単純に消化していくような場合である。

宿の手配、切符の予約などのタスクを思い浮かべていただければ良いと思う。

 

プライベートの場合のプロジェクトは、ほぼこのケースで納まるのだが、時たま分量が多いことを処理しなければならないことがある。

 

 

レポート作成、研修の受講、資格試験などが、わたしにとって分量が多いことに当てはまる。

こうした場合は、ＴＯＤＯだけでなく、プロジェクトの進捗（スケジュール）管理も手帳から分離して管理することが多い。

記入することが多すぎて、サザビーの月間カレンダータイプのリフィルには書ききれないのが一番の原因だ。

 

しかし、こうしたプロジェクトの進捗管理は、カレンダータイプの一覧性があるものが使いやすい。

全体を簡単に俯瞰できるので、進捗状況が把握しやすいからだ。

 

ということで、わたしは、プロジェクト管理の場合も、月間ブロックタイプのカレンダを使っている。

Ａ４サイズの大きめのカレンダをエクセルで自作したものだ。

アウトルックのスケジュールの月間表示をプリントアウトしたものを、イメージしていただければ一番近い。

 

 

まず、スケジュール作成の前段階として、ノートやルーズリーフに思いつくだけのやるべきことを書き出す。

そして、書き出したやるべきことを、決められた期間で処理できるように考えながらカレンダーに落とし込んでいく。

このときは、まだ大枠の予定である。

 

例えば、レポートを書く場合、書くテーマの結論を仮定し、それを実証するために、この期間は調査、この期間はデータ整理・分析・・・という感じでアバウトにやることを記入していく。

 

次に、２週間程度の直近の予定だけ、もう少し詳しい計画を立案する。

参考文献Ａの調査はこの期間、資料Ｂはこの期間、という形で落とし込んでいく。

場合によっては何ページまでこの期間でという細かい計画になる場合もある。

 

 

ちなみに、車の生産計画を立てる場合も同じようなことをする。

年間の計画では、アバウトな車種（いわゆる車台がおなじ兄弟車等は一括り）単位で何台というアバウトな予定を立てる。

そして３カ月くらい前になると、もう少し仕様を限定した車種・グレード単位の生産計画を立てる。

そういう感じで、一月前、１０日前、一週間前という感じで、生産日直前になるほど細かい仕様を決めていく。

色などは、数日前まで決めずに変更可能の状態にしているところが多いのでは？。

 

言葉で書くと数行で終わるが、実際にはアホみたいに複雑な生産管理システムを、一晩中かけて実行して、毎日の生産計画は立案されている。

ただ、こうした生産計画の考え方は、自分のプロジェクト管理の場合にも参考になる。

 

計画の立て方として、何日には何ページから何ページまでという風に、一気に予定を立てる方法もあるが、車の生産計画が、為替や国内販売状況など外部・内部要因で予定が刻々と変わるのと同じで、プライベートの予定も、日々の要因で変動する可能性は十分あるからだ。

 

全体の計画は大枠で縛っておき、細かい計画は直近で詰める方が自由度が高く、そのたびに全体の見直しも柔軟に対応できるので効率が良いと考えている。

 

 

実際の進捗管理は、随時カレンダに予定を書き込み、処理が終わったものは消し込みをしていく。

そして、適当なスパンでスケジュールの修正を行う。

 

カレンダーは、先の方は空白が目立つが、直近は書き込みや、消し込みでビッシリと埋まっていく。

この状況は見ていて、達成感も味わえ気持ちが良い。

 

 

ちなみに、節目節目のスケジュールは手帳にリンクさせておく。

例えば、資格試験の願書締め切りや試験日などは、当然手帳の方にも記入しておくということだ。

これを怠ると、スケジュールが分散してとんでもないことになる。

 

わたしは、プライベートのプロジェクト管理だけでなく、仕事のスケジュールも専用のカレンダで管理している。

街遊びの情報管理はモールスキンで行っているし、多いときは、４冊の手帳で自分の時間をコントロールしていることになる。

 

こう書くと収拾が付かないように見えるが、、プロジェクトも仕事も、当然遊びも、キーになる予定、すなわち、出張や締め切り、会議やお買物など、行動に影響を及ぼす事項は全てシステム手帳のカレンダに記入している。

 

こうすることにより、仕事などの細かいＴＯＤＯはシステム手帳を見てもわからないが、ポイントとなる予定は、システム手帳を見れば、すべてわかる状態になっている。

 

システム手帳は自分の行動の司令塔的役割を担っている。

 

図示するとこんな感じに、システム手帳の下に、特化した手帳がぶら下がっているイメージだ。

 

システム手帳（司令塔）

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　　　　　├プライベート用プロジェクト管理カレンダ（自作）

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　　　　　├仕事のカレンダ(ｍｅａｄ）

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　　　　　└街遊び用モールスキン

 

 

情報の一元化の対極にあるような気がするが、こうした分散処理もコントロールを誤らなければ、小回りが効いて管理がしやすいと、今のところ考えている。

 

（2005/02/21）