ＴＯＤＯの管理。

わたしの手帳術の中での永遠の悩みである。

究極の「コレ」という方法に巡り会えず試行錯誤が続いている。

 

という中で、最近のわたしのＴＯＤＯ管理を公開してみたい。

 

これまで実践してきた、わたしのＴＯＤＯ管理のルールは

「やるべきこと」が発生したときに

 

・日時が決まっていれば、スケジュール欄に記入。

・具体的な日程がまだ決まっていなければ、ＴＯＤＯリストに記入。

・気が向けば両方に記入。

・よくわからない場合は、ＴＯＤＯリストにとりあえず記入。

 

という感じで、まず「やるべきこと」を、とにかく手帳に記録。

次のステップで、記録した情報を加工・コントロールしていく手法を取っていた。

 

次のステップとは、毎日スケジュール欄とＴＯＤＯリストの確認する時（基本的には夜日記を書く時）に、ＴＯＤＯリストに記入してあるもので、具体的な日程を設定できるものについては、スケジュール欄に落とし込むという作業を行っていた。

 

要は、スケジュールが決まっていない「やるべきこと」は、ＴＯＤＯリストに記録しておき、毎日このＴＯＤＯリストをチェックしてスケジュール欄に落とし込めるものがあれば、スケジュール欄に転記という作業を行ってきたのだ。

 

ところが、この作業が結構面倒くさい。

わたしのスケジュールは月間カレンダタイプなのでＴＯＤＯはどうしても別ページになる。

この別ページにある情報を確認というのが、無精者のわたしにとっては、かなり面倒くさいのである。

で、気が付いたらＴＯＤＯリストを確認しない日が出てきだした。

 

コレはヤバイということで、昨年末から考えたのが、ＴＯＤＯリストをスケジュール欄と同じページに取り込むということ。

方法として、フランクリンの週間コンパスを利用しようと考えた。

ＴＯＤＯを栞状の紙片に記録して、見出しインデックスとしてスケジュール欄のページに挟み、ＴＯＤＯとカレンダを同じページに共存させることができると考えた。

しかし、近所にフランクリンの取り扱いがないので、街中に買い物に行けるまで大判のポストイットに枠を印刷したものを見出しインデックスに貼り付けて代用することにした。

 

これが結構使い良く、しばらく使っていた。

しかし、物理的に同じページにあったとしてもスケジュール上にあるわけでないので、落とし込みの作業が必要となり、面倒くさいことは以前と同じ。

 

結局、現在の方法は、仕事の手帳で実践しているＴＯＤＯ管理と同じ方法に収束した。

 

仕事で使っている手帳は、手帳と言うよりＡ４の月間カレンダタイプのノート言ったほうが正確な表現だが、これは一月１ページのブロックタイプで１２ページしかないノートタイプ。

なので、カレンダ以外の余分なページはない。

 

ということで、仕事のＴＯＤＯは「やるべきこと」が発生したら、ダイレクトにカレンダに記入している。

日時が決まっているものは当然、その日に予定として記入するが、決まっていないものも締め切り等を勘案して、いずれかの日を発生時点で決めて記入する。

 

この方法を、プライベートのＴＯＤＯ管理でも実践することとした。

 

メリットはなんといっても、スケジュールとＴＯＤＯ情報の一元化である。

スケジュールを確認すれば、その日のＴＯＤＯがすべてわかるのは、とても効率がよい。

 

反面、仕掛かり中のＴＯＤＯのボリュームを把握したいとき、ＴＯＤＯがリストになっていないのでむずかしい。

ただ、プロジェクト管理のように長期スパンで複数のやるべきことを管理するのとは異なり、プライベートのＴＯＤＯは、一日丸々と処理を要するようなことはあまりない。

なので、やるべきことの仕掛かりの全体像を把握する必要もないかなと考えている。

 

ただし、プライベートでも、例えば「資格試験に合格する」とか「ホームページの特集コーナーを新たに作る」といった、プチプロジェクト的ＴＯＤＯについては、このスケジュールダイレクト記入ＴＯＤＯ方式は馴染まない。

こうした、書けば一つのＴＯＤＯだが、その下にいくつもの細かいＴＯＤＯがぶらさがっているようなものは、特出しで、専用のＴＯＤＯリストを作成したほうが管理しやすいと思う。

（当然、仕事でもこういう状態のＴＯＤＯは専用のＴＯＤＯリストや、場合によっては専用フォルダやファイルを作成している）

 

スケジュールダイレクト記入ＴＯＤＯ方式に話題を戻す。

この方法は、日付が決まっていないＴＯＤＯについては仮置きの性格が強いので、先送りにされがちになる。

その場合、先送りにするＴＯＤＯは、記入しているＴＯＤＯの上に→を書いて見え消し（この→は、わたしの手帳術で転記という意味でつかっている）で、次に処理できそうな日に転記している。

 

手帳を見てみたら、郵便物の整理というＴＯＤＯは４週間先送りになっていまだに未処理状態だった。

 

今までの方法（ＴＯＤＯを別ページで管理）では、このような郵便物の整理など、体勢に影響がないようなことは、記憶の片隅にも残らない状態になりがちだった。

ＴＯＤＯリストに書いたら、それでおしまいという状態だ。（要はお蔵入り）

 

でも、今の方法では、スケジュールを確認して未処理のものは、先送りのための転記をするので、処理されるまで転記というフィルタにかけられることになる。

自分で書いていて、４週間も先送りとはひどい話のような気がするが、記憶の片隅に残っているので、そう悪い方法でもないと思っている。

 

しばらくはこの方法が続きそうだ。

 

（05/02/06）