わたしの時間管理のツールは手帳と携帯電話のアラーム。
このツールを活用して、いかに仕事の生産性を上げるか毎日頭を悩ませている。
わたしの仕事は事務処理がほとんどなので、どちらかといえば生産性というものは計りにくい。
特に、この春からは総務関係の仕事になってしまったので、薄い内容のものを大量に処理することが求められている。
わたしは、自分の現在の仕事を生産性を計る指標として、処理時間を常に気にしている。
これまで携わってきた仕事は、どちらかと言えば雑件２割、企画立案系８割だった。
それが今では、雑件9割、ちょっと考えること１割という、日々即決をもとめられる中で、どのように生産性をあげていくことができるか考えていた。
まずわたしが実践したのは、徹底して予定を手帳に書き込んでいくこと。小さい文字でカレンダータイプの予定表にびっしりかきこむことで、目に見えない時間をまず、目で見えるようにした。
次に、その見える形にした仕事をどのように平準化して再配分していくかということを考えた。
で、わたしの考えた平準化の方法は
①ムダな仕事を切り捨てる
②仕事を他人に任せる
の２点である。
平準化といえば、仕事の再スケジューリングのイメージがあったが、これではトータルのボリュームは変わらない。
上記①、②を実施することで、自分が処理するトータルのボリュームを削減しないと、現状は変えられない。
わたしは強い危機感を持っていた。
①の仕事を切り捨てるという基準は、自分の中でドライに決めれば済むこと（総務の仕事は人の世話系が結構あるので）だが、②の仕事を他人に任せるには、説明をしなくてはいけない。
わたしが次に考えたのは、徹底して仕事の内容を分析してパターン化すること。
いわゆる標準化というやつだ。
依頼する文書の形式（基本的に、頼まれた人も何も考えずに淡々と処理できるように、可能な限り書面で依頼するようにしている）や、サーバーの作業ファイル置き場、結果の提出方法は紙とデータの両方を必ず提出、等々。
指示を出す方法を標準化・単純化したので、依頼すること自体に時間がかかることで、人に仕事を指示することをためらうということがなくなった。
このことは、仕事の時間管理をする上でとても大きな効果があった。
現在、わたしの手帳と携帯アラームの機能の一つに、依頼をしている仕事の進捗管理も重要な要件になっている。
参考文献：ジュリー・モーゲンスターン著
「超時間活用ノート」
（2004/06/20）
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