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わたしの手帳術の悩みの一つにプライベートのアドレス管理がある。
現在は、エクセルで作成した一人一行のデータを、そのままの表形式でプリントアウトしたものに６穴パンチで穴を開けて手帳に綴じこんでいる。
一行に名前、住所、電話番号以外にメルアドなど色々と書き込んでいるので、横長のものを三つ折にしてリフィルサイズにしている。
実はこのリスト、２年まえに作成したもので、それに赤で修正したり、加筆したりして使っている。
何のためのアドレス帳なのか・・・。
手帳のアドレス帳がアドレス帳として機能していない気がするので、現状整理してみたい。
＜アドレス帳の変遷＞
システム手帳を使うようになって、かなりの期間は既製のアドレス帳リフィルを使っていた。
一葉に５件程度書き込みができるリフィル（無印良品とsazabyが混在）と「あかさたな」のインデックスを組み合わせたものを活用していた。
５、６年前までこのリフィルを使っていたので、転勤の多い友人の所は、修正液が肉厚に盛り上がった状態になっていた。
あまりにも見た目が汚くなってきたので、住所データを電子データに置き換えることを考えた。
電子データにすれば、修正の世代管理も簡単にできるし、修正したものをプリントアウトするだけで、一件挿入や削除も簡単にでき見栄えの良いアドレス帳ができると考えた。
そこで、エクセルに住所データを入力することから始めた。
印刷はデータベースソフトのアクセスのフォーム印刷機能を活用して、リフィルと同じように一葉に５件分を印刷した。
印刷をしたものをリフィルサイズに切り取り、「あかさたな」のインデックスはそのまま活用した。
しばらくは、このアドレス帳を使っていた。
見栄えはとても良くなったが、ちょうど手帳の軽量化を考えていたところで、アドレス帳だけでかなりの厚みを占有することが問題に・・・。
そこで思い切って、エクセルの表形式になったものをそのまま印刷して挟み込むことにした。
これにより、アドレスリフィルとインデックスをあわせて３０ページ弱あったものが、２枚（実際には一枚を三つ折しているので６枚相当）に納まるようになった。
以来、今日まで、この表形式のアドレス帳を使っている。
＜アドレス帳の目的＞
アドレス帳を作る目的は、電話番号と住所の記録・携帯が大きいと思う。
ただ、ほかのコラムでも何度も書いているが、携帯電話の機能がUPしてきたことにより、外で電話をかけるのに、手帳を開いて見るということはほとんどなくなった（というかまず無い）。
では、住所の方はどうであろうか？
わたしの場合、外出先から手紙を書くことはほとんど無い。
おまけに、郵便を出すのは実家以外は年賀状ぐらい。
あとは、メールでまず用件は足りる。
このような状態だから、まず住所確認のために手帳を開くこともまず無い。
では何故に手帳にアドレス帳を挟み込んでいるのか？
その他の情報として、お店であれば休みの日や閉店の時間などを書き込んでいるのだが、この付帯情報を参照することがとても多い。
仕事帰りに、久しぶりにあの店に寄ろうと思ったときに、閉店時間などを確認したりするのは全てのお店がWebを開設している訳ではないので、けっこう役に立つ。
こうした電話番号や住所以外の付帯情報のためと、あとは惰性でアドレス帳をいまだに手帳に残しているのではと思った。
＜わたしのアドレス帳の構成＞
わたしのアドレス帳の構成は大まかに、次のようになっている。
①個人情報（年賀状を出す人）
②個人情報（町内会の役員など、電話番号だけの記録の人）
③お店の情報
最初の方に、エクセルでアドレスデータの管理をしていると書いたが、じつは年賀状を出す人の住所情報は年賀状ソフトの方でも管理している。
これが、アドレス情報の管理がすっきりしない大きな原因の一つになっている。
エクセルからも宛名印刷ができるが、印刷の細かい設定や文字のフォントの関係でどうしても年賀状ソフトにはかなわない。
年賀状ソフトはエクセルデータも取り込みができるのだが、細かい情報設定までは無理なので、結局情報の２重管理という効率の悪い状態になっている。
で、年賀状ソフトのデータは、年賀状の宛名印刷の前に、直近の年賀状と転居通知を元に最新データに修正しているが、手帳の方は、挟み込んでいるリストに転居通知をもらった時点でで手書き修正をしている。
当初は、修正が重なり見苦しいのがイヤで、電子データに移行したのだが、たかが一件の住所変更のためにPCとプリンタの電源を立ち上げてエクセルファイルを起動して情報修正をして、プリントアウトしたものを挟み込むという作業に比較すると、さらっと手書きで修正するほうがどうしても簡単であり、結局手書き修正の状態から脱していない。
（この手帳の手書き修正を見ながら、これまでは年に一度程度エクセルデータのメンテナンスをしていたが、こちらは２年間の御無沙汰である）
あと、お店の情報は、当初に比べてかなり手書きで書き込みをしている。
＜今後の方向性＞
今後の方向性としては
①電話番号は携帯電話
②住所は年賀状ソフト
③お店情報はりフィルに手書き（電話番号は携帯）
ということで思い切って、アドレス情報を分割してみようと考えている。
今までは、上記①～③の情報を一元管理しないと不安なことから中途半端にエクセルデータで情報を一元管理しようとしながら、実態は携帯や年賀状ソフトに情報が分散してしまって、いったいどれがマスターなのか反対に収拾がつかない状態になってしまっている。
住所と電話番号を分割管理することには、一抹の不安があるが、住所と電話番号が両方同時に必要になることはまず無いので割り切ろうと思う。
理想は一元管理だが、データの活用ソフトが多岐に渡った状態では反対にそれに固執するのに無理があると考えた。
携帯情報はバックアップソフト（現在は「携快電話」を利用）でバックアップを取り、リストをプリントアウトして自宅保管。
年賀状ソフトの住所もプリントアウトしておき電話番号と一緒に自宅保管。
手帳に挟むのはお店情報だけ。
年末の年賀状作成時期にプランを実行してみようと思う。
（04/06/05）
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