これまで、何度もコラムの中でふれてきたが、わたしは仕事用の手帳をプライベート用の手帳と分離している。

 

使っているツールは、meadのリングノート（Management Series)。

手帳という表現より、ノートといったほうが良いかもしれない。

サイズはB5で、1カ月ブロックタイプの白紙の予定表が、画用紙のような厚手の紙で12か月分ついている。自分で日付を記入してカレンダーのようにして使用。

 

このmeadは１２カ月分しかページが無いので、メモ欄などは当然ない。メモ機能はまた別のものに頼っている。

あくまで、スケジュールとＴＯＤＯに特化したツールである。

 

　　　＊　＊　＊

 

プライベートと仕事の「スケジュールとＴＯＤＯ」管理の大きな違いは、プライベートは日時が決まっているものはスケジュールへ記入。未定のものはTODOリストに記入している。

一方、仕事用は全てスケジュール欄に記入していくのを原則にしている。

 

スケジュールシートの一日分の枠を、スケジュール兼その日のＴＯＤＯリストとして活用していることになる。

仕事についてのやるべきことは、原則締め切りがほとんどの場合確定している。

締め切りが、翌日か、一週間後になるか、一年後になるかは内容によってまちまちである。しかし、決算や会計年度などでなんらかの締め切りがいずれの仕事にも必ず発生し、多くの場合、それを納期として通常は仕事を進めることになる。

 

裏返せば、納期から逆算すればその仕事は、最低いつから着手すべきかおのずと決まってくる。

でもって、仕事の場合はＴＯＤＯが発生したら、原則として、他の仕事の進捗状況と新たなＴＯＤＯの納期を勘案して、余裕を持ったところに新たに発生したやるべきことをＴＯＤＯとしてスケジュール欄に書き込む。

会議等のスケジュールは当然日程が確定しているので、気にせずに該当の日に書き込み。

 

この作業を行うことにより、自動的に見開き１ヶ月ブロックタイプのスケジュール欄の一日のブロック（約３センチ四方）に、その日にやるべきＴＯＤＯが入っていることになる。

 

朝の始業前にスケジュール欄を見て、やるべきことの優先順位を付ける。

当然、その日に飛び込みの案件も多数入ってくるので、その都度優先順位は見直し。

そして、帰る前にやり残しや仕掛のＪＯＢをチェック。同時に、大体一週間先くらいまでのスケジュールを眺めながら、やり残しや仕掛を翌日以降に再スケジューリングというサイクルで予定管理をしている。

 

ＴＯＤＯを転記するのが面倒くさいので、できるだけ気合を入れてその日にやるべきことはその日に片付けるようにしている。

（が、中々難しいですね(笑)）

 

（2004/04/11）