これからの数回は「スケジュール管理とTODO管理」の【仕事編】について取り上げてみる。

 

以前のコラムにも書いたが、わたしはプライベートと仕事用のスケジュールを分けて管理している。

当然、TODOも同じく仕事・プライベートを分割管理。

このスタイルに落ち着いたのは、５年ほど前からだ。

 

それまでは、システム手帳にプライベートも仕事も予定を一緒に記入して、一冊の手帳でスケジュールを管理していた。

本などにも、基本は一つポケットみたいなことがよく書かれていたのをどこかで目にしていたのだろう。

何も考えることなく、とりあえずそのとおりに実行していた。

あと、転職後の最初の配属先で、日帰り出張を含め、外出したり、人に会ったりすることが多かったので、外出先に手帳を持ち出して予定を把握しておく必要があったのも理由の一つだった。

 

特に大きな支障もなく、このスタイルがしばらく続いていた。

 

ちなみに、使っていた手帳はずっとシステム手帳で、スケジュール欄について、「週間見開き」や、「見開き一ヶ月ブロックタイプと週間見開きタイプの併用」など、毎年いろいろなものを選んで試してみたりもしていた。

いろいろ使ってみることで、何が一番自分にあっているのか、実験してみること自体が楽しかったのを記憶している。

 

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５年前、異動で新しい部署に変わって一つの変化が起きた。

ほとんど外出することがなくなり、一日中机の前で調査・分析業務を行なうというスタイルに勤務形態が変わったのだ。

加えて、仕事のスパンも日々のルーチンではなく半年単位の長期サイクルに変わった。

 

自分のペースで配分を決めて、半年から1年かけて自分の担当業務を処理する。

今までに経験のない仕事の進め方だった。

この時わたしが最初に着手したのは、年間スケジュールシートの自作だ。

 

仕事のスパンが半年という長期に渡るので、仕事のボリュームをその期間の中で割り振ふると、毎月どれくらいの分量になるのか、最初に把握しておく必要があると思った。

年間スケジュール欄の既製品で、使いやすいものが見つからなかったので、Excelでスケジュールシートを自作してみた。

（時間軸が縦に流れるガントチャートのようなスタイルで作成）

このスケジュールシートを活用し、見えない時間を見える形にすることで、タイムマネジメントをより有効に行えればと考えた。

 

この自作シートをA4縦で2枚に分けてプリントアウトして、職場支給のフラットファイルに綴じて使うことにした。

半年スパンなので、一枚で１スパン。とりあえず仕事の括りは年度なので一年度分として

2枚作成してみた。

 

スケジュール欄は、例えば、一週間サイクルで仕事をこなす場合は、週間でのスケジュールシートが便利であるし、月間のスパンであれば、当然月間のスケジュール欄があったほうが良い。

（あとは書き込む予定とのバランスだ）

 

パソコンの画面を例にとっても、必要な情報をスクロールせずに、一画面で見れる方が使いやすいはずだ。

スケジュールシートも、ワンサイクルを俯瞰できるものが、全体を把握する上では便利であろうと考えて、このスタイルにしてみた。

 

この自作スケジュールシートに、処理する予定を旬間単位で記入していった。

 

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分析資料の関係で、家に仕事を持ち帰ることは皆無だったので、仕事は職場で完結。

スケジュールシートを綴じたファイルは職場におきっぱなしで何も問題なかった。

 

会議や出張などの日を特定する予定は、ゼロックスが毎年職場においていく卓上カレンダーに記入するだけで足りた。

（出張はプライベートスケジュールにも影響を及ぼすので、システム手帳にも記入）

 

こうして、仕事の内容の変更をきっかけに、わたしのスケジュール管理は、従前のシステム手帳への一括書き込み型から大幅に変化し、仕事・プライベート分離型となった。

 

これが思ったより上手く動いたので、その後も、人事異動で仕事の内容が変わったり、使用するツールも変遷をたどることになるが、仕事とプライベートのスケジュールを分割管理するスタイルは、今日まで定着している。

 

（04/03/27）

 

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《参考：現在、職場で使っている「スケジュール」と「メモツール」》

 

【手帳（スケジュール兼TODOリスト）】

meadのリングノート（Management Series)

B5サイズ。1カ月ブロックタイプの白紙の予定表が、画用紙のような厚手の紙で12か月分ついている。自分で日付を記入してカレンダーのようにして使用。

 

【ノート】

コクヨCampusノートブック（KOKUYO　ノ−２０１Ａ）。

A4版、４０枚。職場の支給品（何かカッコイイものに替えたい・・・）。

 

【メモ】

自作のメモブロック。（いただきものですが）

 

【パソコン】

富士通ＦＭＶノートパソコン（職場の備品。一人一台、机の上にLANで接続されている）

 

現在、この４つのツールを、活用しながら何とか仕事で楽をしようと試行錯誤している。

 

次回から、個別ツールの具体的活用を紹介する予定。