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プライベート編のつづき

■わたしのメモ術・手帳術　004（スケジュールとTODO）

とあわせてご覧ください

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▼過去データを資産として活用する！

 

使用済みのスケジュール、TODO、メモなどには、有益なデータや情報が数多く含まれている。

使用済みの手帳は、管理しておくと、あとでいろいろと役に立つことが多い。

 

わたしは、システム手帳なので、「手帳をとっておくこと＝リフィルの管理」になるが、使用済みリフィルは捨てずに年毎にファイリングしている。

 

わたしのルールとしては、直前１年分は、見返すことも多いので、引退した古いシステム手帳（sazabyのバイブル）に日記と併せて綴じている。

（日記は、当月分を現役のシステム手帳で管理。月が変わると、このsazabyに移行している）

その古いsazabyシステム手帳は、机のそばの、いつでもすぐに手がのばせる所に置いている。

 

sazabyのシステム手帳の中で、さらに一年経過したリフィルのその後は、保存用の６穴バインダ（最近は無印良品の半透明のモノを利用）に、移し替えてファイリングしている。

このときに普通のインデックスに

 

２００３年のスケジュールならば　「０３CAL」（２００３calendarの略）、同じくTODOは「０３TODO」、メモは「０３MEMO」と記入したものを見出しとして貼り付けている。

 

バインダには、１冊につき３年分程度ファイリングしている。

ファイリング方法は、先に例を示したように、インデックスを付けて年と内容がわかるようにしておき、単純に時系列に並べているだけだ。

今のところ、過去データの管理としては、わたしの場合これで足りている。

 

では、参考までに、わたしの過去データの活用事例を紹介してみたい。

 

▼スケジュール欄

第一の活用としては、前年同月のスケジュール欄に目を通すことだ。

過去のスケジュール欄を見ることで、前年の同じ時期に、何をしていたかが確認できる。

わたしの場合、生活環境が大幅に変わらない限り、前年同時期と似たような行動をとることが多い。

前年同月のスケジュールを月初に見返すことにより、記憶にだけに頼る場合より、一ヶ月のスケジューリングが効率的にモレなく行える。

 

さらに、もう一歩進めて、過去数年のスケジュール欄から、定例的に毎年（又は定期サイクルで）行なう手続きを洗い出して、月別の「やるべきこと」の一覧表を、数年前に作成した。

（毎年の定例的TODOリストのようなもの）

 

誕生日や記念日、免許証の更新や、保険や各種役所の手続き等、この一覧表にすべて書き出している。

この一覧表は、一度作成してしまえば、新たに発生した、一定サイクルの行事はこの表に追記しておくだけて足りる。（当然不要になったものの削除等のメンテは必要だが・・・）

わたしは、前月末か月初に、この一覧表で、その月の定例行事をチェックして、スケジューリングに活用している。

 

次の活用として、ある出来事に対して、連絡や準備のスケジュール記録から、どれくらいの期間や労力が、その出来事に対して必要であったかの推測に利用している。

前回と同様の出来事が発生した場合、その行動にかかる手間がどれくらいか、見込みの判断に過去のスケジュール欄を活用している。

 

あと、日記をつけていない場合、手帳を保存しておくことでスケジュール欄が日記もどきとして使える。

わたしの場合、日記をつけはじめてまだ３年しか経っていないので、それ以前の過去の自分の行動を思い返そうとした場合、保存しているスケジュール欄に頼るしかない。

（ちなみに、日記をつけだした後も、日記検索のインデックスとして利用している。）

 

どこまで詳しく記入しておくかにもよるが、大きな出来事はだいたい記入しているので、何もないよりかはマシかな？という程度だが、過去の自分の行動パターンを見返したりするのに、役に立っている。

 

▼TODOリスト

スケジュール欄と同様に、ある出来事に対して、「何をすべきか？」と自分が考えてリストアップした履歴がTODOリストには残っている。

活用法としては、同様の出来事が発生した場合、スケジュール欄とあわせて確認することにより、モレのない行動をとることが可能となる。

また、TODOの量により、「やるべきこと」のボリュームを推測することが容易にできる。

 

『■わたしのメモ術・手帳術　005　（特別な行事のTODO管理）』でも触れたが、TODOのうち「旅行」や「引越」などの特別なイベントのTODOは、それだけの別TODOリストにしている。

そして、通常のわたしのルールではスケジュール欄にだけ記入すればよいものも、同時にTODOリストに記入して、情報を全てTODOリストに集約するようにしている。

 

これにより、旅行や引越の時の準備として何をしたかは、前回のTODOリストを見ればすぐにわかることになる。

 

これは、モレのない準備と、準備の効率化の意味で、最初に全体像を把握できるのでとても便利だ。

また、TODOチェックをしながら、次回はこのようにした方が良いかもという気づきを記入しておくと、次回の時のアクションにとても役に立つ。

 

以前、別のコラムにも書いたが、わたしは２年続けて引越をした。

２年前の引越の時にしたことはTODOリストにすべて記入・チェックしていた。

これにより、直近の引越では、業者の手配や各種届け出など、自分専用のチェックリストでチェックでき、とても楽に引越を終えることができた。

こうしたリストがあると、精神的にもとても楽である。

 

▼メモ欄

『■手帳の選び方�C〜わたしの場合（３）』でも触れているが、わたしのシステム手帳のメモは、電話をかけたりするときに、聞くことを書き出しておいて、それを元に記録を取っていくタイプのメモだ。

いわゆる、記録、聞き取り、調査といった内容のメモが、システム手帳で取るメモになる。

あわせて、外出先などでRHODIAでメモしたことなどで、上記と同じ部類に入るものは、RHODIA本体から切り離しシステム手帳のリフィルに貼り付けて、システム手帳のメモと一緒にストックしている。

 

例えば、はじめにも触れた電話をする場合のメモは、あらかじめ聞き取ることをメモにリストアップしておき、メモをみながら電話する。

このメモは、「聞くべきこと」と考えた情報と、聞いたことによる「結果」の情報が同時に残っており、とても貴重なストック情報になる。

 

もし、旅行の準備でホテルに、割引料金の有無や設備状況を確認したりすれば、ガイドブックやインターネットに掲載されていないような情報が、自分の手帳にストックされていることになる。

仮にそのサービスが改定されていたとしても、「あの頃のあのサービスと同じ特典は？」と聞くと新しいものを教えてくれることも多い。

 

これまで同様、過去と同じようなことが発生した場合、スケジュール欄やTODOリストとあわせて、メモの記録を確認すれば、効率的に予定を進めていくことができる。

加えて、わたしは日記の情報もあわせて、イベント毎の予定を立てるときには活用している。

 

また、TODOリストのところで触れた引越については、TODOとあわせてこのメモが活躍した。

各種手続きなどで、役所に何を持っていく必要があるかとか、電話で確認した履歴がメモにすべて残っていたことは、次回の作業を効率よく進める上でとても役に立った。

あと、引っ越し料金の見積交渉も、メモのストック情報を元に、かなり有利に進めることができた。

（値引き金額等、こちらが言い当てたのを、引越屋のお兄ちゃんは気味悪がっていましたが・・・）

 

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長々と書きましたが、ストック情報から、「傾向」や「自分に必要となる役に立つ情報」が、読みとれるようになればしめたもの。

イベント事に係る過去の情報は、役に立てやすいので、まずはそれらに絞って活用してみるのをおすすめします。

 

《参考》

過去データの活用については、長崎快宏著「プロのメモ術・ノート術」の2章『記録を残して成功する』にチョコッとふれられています。

機会があれば、こちらもご覧ください。

 

※今回でひとまずプライベート編は終わり。次回から仕事編を予定しています。

 

（04/03/21）