今回から数回にわたり、「スケジュール管理とTODO管理」について考えてみたい。

最初は、【プライベート編】から。

 

まずは、用語の整理。

スケジュールとは、「予定」のことであり、通常、手帳のスケジュール欄やカレンダーに予定を書き込むことで管理する。

一方、TODOとは「するべきこと」であり、その「するべきこと」を書き並べたものをTODOリストと呼んでいる。

 

この、スケジュール欄とTODOリストについて、わたしは、物理的には別のページに書き込んで管理しているが、情報としては分離して管理するのではなく、表裏一体の情報として管理すべきものであると考える。

 

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▼例えば、「手帳を買う」という予定について見てみる。

 

１０月、そろそろ店頭に手帳が並びだすシーズンがやってくると、TODOリストに「手帳を買う」と記入する。

この時点では、アバウトな時期は頭にあるが、具体的に「いつ、どこに買いに行くか」までは決まっていない状態。

 

具体的に、仕事も一段落つきそうな１０月の終わりごろに買いに行こうと予定が立ったら、月末の土曜日に「手帳を買いに行く(ハンズ）」と手帳のスケジュール欄に記入する。

 

この「手帳を買う」と「手帳を買いに行く」という内容は、表裏一体のものでありTODOリスト、スケジュール欄の、どちらに記入してもよい内容であろう。

 

最初から月末の土曜日に買いに行くと決まっていれば、スケジュール欄に書き込めばよいし、「手帳を買う」しか決まっていなければ、まずはTODOリストに記入しておけばよい。

 

▼次に旅行に行くことになり、ホテルの予約をする必要がある場合を考えてみる。

 

旅行のプランも決まって、ホテルも予約できた。

あとは、宿泊の１週間前に予約の確認をする必要がある。

 

これなどは、最初からスケジュール欄の宿泊日の１週間前に「ホテル予約確認TEL」と書いておけば足りるであろう。

 

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２つの例を出してみたが、わたしがTODOとスケジュール管理で決めているルールは

 

早い話、TODOもスケジュールも広い意味での「やるべきこと」ということで

 

「やるべきこと」が発生したときに

 

　　・日時が決まっていれば、スケジュール欄に記入。

　　・具体的な日程がまだ決まっていなければ、TODOリストに記入。

　　・気が向けば両方に記入。

　　・よくわからない場合は、TODOリストにとりあえず記入。

 

という感じで、まず「やるべきこと」を、とにかく手帳に記録。

次のステップで、記録した情報を加工・コントロールしていく。

 

一時期、予定が発生した時に、スケジュール欄に書き込むかTODOリストに書き込むかで考えすぎた挙句、書くことが面倒くさくなって、両方に書き込みがしばらく（約３カ月）ご無沙汰したことがあった。

 

これでは、まさに本末転倒である。

わたしは、この教訓を踏まえて、今は予定が発生したら、スケジュール欄とTODOリストのどちらに書き込むかはあまり神経質にならずに、上記のようにアバウトな管理に委ねている。

ただし、スケジュール欄とTODOリスト両方のペーパーを毎日最低１回は確認するようにしている。

 

ちなみに、わたしはスケジュール欄とTODOリストの確認をした時に、次のような「落とし込み」作業を行なう。

 

TODOリストに記入してあるもので、具体的な日程を設定できるものについては、スケジュール欄に落とし込む。

要は、TODOリストを見て「あっ、これをまだやっていなかったな。土曜の夜にヒマだからやってみるか？」と思ったら、TODOリストの内容をスケジュール欄の土曜日に転記するだけだ。

（土曜日に処理が完了すれば、スケジュール欄とTODOリストの両方に済チェックを入れる）

 

あと、前日の夜にすることが多いが、スケジュール欄に記入してある予定などで、予定から派生するやるべきこと（コレが本来のTODOのような気もするが）については、当日の備忘録的TODOとして、スケジュール欄及びTODOリストからRHODIAに落とし込む。（当然、前日に限らず、思いつた時に備忘録的TODOは随時TODOリストにメモしている。前日はそれらの『総突き合わせチェック』になる。）

 

例えば、スケジュール欄の日曜日に「本屋」という予定があり、TODOリストに「文房具を買いに」の購入とBeginのチェックと記入していたら、RHODIAに　

 

□本屋　□「文房具を買いに」片岡義男

　　　　　□Begin

 

と記入する。

 

もしこれが買い物の場合であれば、meadのメモ帳に「回る予定のお店」及び「それぞれのお店で購入したりチェックしたりするモノ」を書き並べておく。

外出先ではRHODIA又はmeadのメモによるTODOチェックで、もれなく行動できる（はず(笑)）。

 

あと、この「落とし込み」の作業については、携帯電話のスケジュール機能への入力を行なっているが、この携帯への落とし込みについては、別の機会に触れたいと思う。

 

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これまで読んだ手帳関係の本にも、スケジュール欄とTODOリストについて、多くの解説があった。

しかし、いずれも、この両者は別物として分けて書かれていた。

両者のリンクについて、コレという参考になるものもに残念ながらまだ出会っていない。

 

長々と書いてきたが、正直、わたしはこのスケジュールとTODOの境界というものが自分の中で今ひとつ整理できていない気がする。

 

自分のスタイルを見つけるために、あれこれ楽しみながら「スケジュールとTODOの管理」を試行錯誤している状況である。

 

（04/03/03）

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040306　３箇所修正

 

タイトル　Vol.1を削除

 

一行目　今回から３回にわたり

　　　　　　　　　　↓

　　　　　今回から数回にわたり

 

後半部分　携帯への落とし込みに

　　　　　　　ついては、次回のコラム

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【参考：スケジュール欄とTODOリストの相関図】