今回は、タイムスタンプの仕事術への応用例を紹介。

 

タイムスタンプを活用するということは、当然、時系列に情報管理をすることを想定している。

野口悠紀雄先生の「超整理法」で一躍世に出てきたこの手法であるが、昔からのPCやシステムユーザーであれば、ファイル管理でこの方法を採用されていた方は多いのではなかろうか？

わたしも、無意識のうちに時系列管理をしていたのを、超整理法を読んだことで意識的にシステム以外に応用するようになった一人である。

 

 

わたしはPC上でファイルやフォルダを作成する場合、タイムスタンプ＋ファイル名称で名前を付けるようにしている。

たとえばインターネット原稿というテキストファイルの場合、040213インターネット原稿.ｔｘｔとしている。

 

ファイルのタイムスタンプはデータを更新すると自動で塗り代わり、フォルダのタイムスタンプは別ドライブにコピーすると、コピー先の日付は、コピーした時の日付がタイムスタンプとして記録されてしまう。

 

ファイルやフォルダにタイムスタンプを付けておけば作業の開始年月日が永久に記録に残る（他にプロパティ等で確認する方法もあるが・・・）。

 

わたしは、一つの作業単位ごとにフォルダを作成して、その作業単位に係るエクセルデータやワード文書は全てそのフォルダ内で管理している。

そこで、ファイルの名前にタイムスタンプを付けておけば、あとで見返したとき、そのファイルの更新日時との差が、その作業に要した期間であることが計算できる。

 

例えば、ファイルの名称が

040105住所変更システム更新.ｘｌｓというデータの更新日時が「2004/01/27　15：32」であったら、そのファイルに係る作業は1/5から1/27までの約23日の期間で処理をしたということがわかる。（23日丸々かかったかは、ファイルのデータ量等で判断するしかないが）

 

要は、後で見返したり、後任者に引継ぎをする時に、仕事の処理にかかった期間（時間ではない）の目安が、タイムスタンプをつけておくことで一目瞭然になるのである。

あと、ファイルやフォルダが時系列に昇順に並ぶので、作成日時から見た情報の時系列管理も行いやすい。

 

8バイト以内でしか名前を付けられなかったMS-DOSの時代では、実現できなかった情報管理である。

 

 

わたしは、名刺は時系列管理をしている。頂いた名刺にはタイムスタンプを記入し特記事項があればあわせて書いておく。

仕事で管理する名刺は常時１００枚を超えることはなさそうなので、しばらくはこの方法が続きそう。

正直、名刺情報の有効活用は全くしていないので、事例紹介まで(汗)。

 

 

エクセルやワードをプリントアウトする時は、設定でファイル名やタイムスタンプをヘッダーやフッターに印字できるので、それを活用されている方も多いのでは？

わたしは、加えて、コピーなどの情報にもタイムスタンプを記入している。

検討資料などで版を重ねたものなどは、どれが最新のものかわからなくなるので、タイムスタンプは重要な意味を持つ。

 

あと、情報を振り返ったとき、それが2ヶ月前のものか、3カ月前のものかなどわからなくなる場合がある。

わたしの仕事柄、情報の鮮度が意味を持つことが多いので、こうした場合にも資料をプリントアウトや入手したときのタイムスタンプを記録しておけば迷わずにすむ。

 

　　　****************

 

今回は３つの参考事例を紹介したが、わたしはとにかく入手した情報には、ほとんどのものにタイムスタンプを記入している。

ちょっとした一手間が、あとでその情報を活用する場合に意味を持つことが多いので、仕事・プライベートの両方にタイムスタンプの活用をぜひお薦めする。

 

（04/02/13）