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前回は、2010年の手帳構成について紹介した。
そのうち、旗艦の手帳となるシステム手帳の切り替えを実施したので、その様子を紹介したい。
システム手帳に綴じ込んでいるサザビーの月間ブロックタイプのリフィルは、前年の１２月からのスタートとなっている。
このため、私の新しい手帳は１２月から開始することになる。
同様に、Ｌｅｔｔｓの３２ＳＵＪも前年の１２月からのスタート（１３ヶ月分の中身があると言うこと）となっている。
このため、この２冊の手帳の２０１０年版への切り替えを行った。
ちなみに、プロジェクト管理で愛用するridoのミニプランナーや、今回、日記用に購入したＬｅｔｔｓの１２Ｗは１月開始となっている。
これらの、切り替え作業は１２月のどこかで実施する予定。
サザビーの手帳について、まず最初に実施するのは、表紙の少し堅めの紙に、氏名や住所を書く欄があるので、そこに名前と携帯の番号だけを記入。
この紙にクリアカバーをかぶせて、システム手帳のリフターのすぐ後、一番最初のペーヂに挟み込む。
そして、いよいよ手帳の中身の初期設定を、次の手順で実施する。
①土日祝祭日をマーク
ピンクの蛍光ペンで、土日祝祭日に色をつけ、休日を明確にする。
休日の時間を、いかに効果的に使うことができるか？
これが、私の手帳術が目指す大きな部分となるため、コアになる日を目立たせることは、最重要作業なのである。
ここで、色を塗りながら、
「おっ、ここは飛び石連休なので、休暇をセットして４連休にしよう」
などと、一年分の休暇の予定をざっくりと決めていくのだ。
②記念日等の記入
大切な記念日や、毎月定期的に実施することを記入。
毎月定期的に実施することの例としては、「月間予定の確認を月初に行うこと」がある。
月間予定の確認とは、毎年定期的または数年毎に行う予定を、月別にリストアップした表を作成しているのだが、その表を月初に確認して、具体的にその月の何日に処理するかをスケジューリングする作業のこと。
確定申告や、免許の更新などは、すべてこの表に記載されている。
今回の切り替え作業では、毎月１日の枠に、月間予定を確認という意味の「□月予」と書き込んでいく。
このような感じで、その他の定例作業も１年分書き込んでいくのだ。
③２００９年１２月以降の予定の転記
今年の手帳に、すでに書き込まれている、２００９年１２月分や来年の予定を全て転記する。
ちなみに、来年の予定は、ポストイットに書き込んだものを貼り付けているので、それらを転記する。
◇
手帳の中身への記入が完了したら、次はいよいよリフィルの綴じ替えである。
私の場合、外に持ち歩くスケジュールは「一年分」のみ。
ただし、前年のスケジュールは参照する機会も多いので、書斎の本棚に収納しているＢｒｅｅの極厚システム手帳に挟み込んでいる。
前々年以前の手帳については、３年分くらいをワンセットにして、その年のメモペーヂやＴＯＤＯリストと一緒に、無印の保存用バインダに綴じ込んで保管している。
このため、まず、Ｂｒｅｅに入っている２００８年分のリフィルを無印のバインダに移し替える。
そして、そこに、いつも持ち歩いているサザビーのシステム手帳から２００９年分のリフィルを外してＢｒｅｅにセットする。
最後に、２０１０年のリフィルをサザビーのシステム手帳にセット。
これで、手帳の移行作業は完了だ。
ちなみに、並行本番運用を試行するＬｅｔｔｓの手帳にも、大切な記念日や定例的な予定を記入した。
最終的には、持ち歩くスケジュール部分のみＬｅｔｔｓで管理する方向に持っていきたいと考えている。
一方、毎年使い回す情報（今回の例では、毎年定期的または数年毎に行う予定を、月別にリストアップしたもの）などについては、書斎で保管するシステム手帳で管理する予定。
このように、必要な情報はシステム手帳にストックしておき、書斎で検索するという手帳術を目指している。
（09/11/30）
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