前回は、ノートに記入する場合、必ず日付とともにナンバリングすると書いた。

今回は、その続きで、ナンバリングの活用例を示していきたい。

 

わたしは、元々ノートにナンバリングする習慣を持ち合わせていなかった。

ナンバリングを実施しはじめたのは、今年の四月にＶｏｌ．６のノート使いはじめてからだ。

 

その時、採番はＮｏ７６からスタートした。

別にＮｏ７６が、わたしにとってのラッキーＮｏというわけでもないし、好きな番号というわけでもない。

でも、意味がある数字なのだ。

 

実は、このナンバリングの数字、エクセルで要件・ＴＯＤＯ管理を行っていた時に振っていた連番の続きなのである。

前回紹介したとおり、エクセル１行に１案件（記入は、セル内で改行して入力していたので、本文の行数は２０行近く入力されていたと思うが・・・）、管理する情報を入力していた。

 

この時、入力シートに行を追加して、追加のたびにＮｏをカウントアップしていた。

これと同時に、振ったＮｏをＫｅｙに、目次を別シートに作成していた。

そして、定期的にこの目次をプリントアウトして、インデックスとしてノートに挟み込んで活用していたのだ。

 

この目次は、発生日、タイトル、中味のキーワード２〜３個を列記した簡単なものである。

完了案件には、完了日を入力すると共に、行に網掛けを付与しておいた。

 

このＮｏを継続することで、過去のエクセル情報とこれから先のノート情報に連続性をもたせることができると考えた。

このため、ナンバリングのスタートをＮｏ７４から開始したのだった。

 

ちなみに、このインデックスは、ノートで管理する情報についても入力し続けている。

 

時系列に情報管理を行うというのはすばらしいもので、ノートを繰るだけで、ほぼ１００％に近い目的の情報への到達を実現してくれる。

 

しかし、問題は、ほんのたまにだが、情報が行方不明になってしまうことだ。

いったい、あの件をどこに記入したかを全く思い出せない状態が、年に数回は起きる。

 

そういうときに、「タイトル＋２〜３個のキーワード」を入力していたものが役に立つ。エクセルの検索機能を活用するのだ。

記憶からふっとんだ情報にも、瞬時にアクセスすることができる。

 

 

ただ、正直なところ、情報をエクセル管理からノート管理に移したときに、インデックスを含めてエクセル入力を中止することを考えていた。

 

このとき、何か参考になる方法はないかと、過去の雑誌のノート術のスクラップ記事を眺めていた。

そして、目についたのが、「情報は一冊のノートにまとめなさい」の著者である奥野宣之氏のインタビュー記事。

 

その記事の中で、索引データをＰＣ管理する手法が紹介されていた。

奥野氏はテキストエディタに１冊のノートを使い終わってから入力するとあった。

この記事が目に留まったので、エクセルでのインデックス管理を引き継ごうと思ったのだった。

使うソフトの種類は違うが、目的は同じだ。

 

私の場合、エクセルシートには２週間に一回程度の割合で入力するようにしている。

 

記憶に残る検索であれば、絶対にＰＣより時系列でアナログ検索する方が便利で早い。

しかし、記憶から吹っ飛び、本当に行方不明になってしまった情報の検索は、やはり電子データに勝るものはない。

そのための、電子インデックスの作成である。

 

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一方、電子データの検索以外に連番を振ることのメリットとしては、情報に絶対アドレスを付与できることがある。

むしろ、わたしのノート術の場合、こちらのメリットの方が大きいかもしれない。

 

これまで、ノート内での情報の所在を示す方法としては、日付で示すしかなかった。

 

たとえば、ある会議の事前メモノートを作成するとき、その場で自分が発言しようとする情報が、ノートの過去のペーヂに書いてあったとする。

このとき、従前であれば、会議の事前メモには「詳細はＹＹＭＭＤＤに詳細」と補記していた。

 

しかし、一日に数案件の記載がある場合がほとんどで、その日付のペーヂを開いた後、中味を確認しながら情報の再検索をしなければならなかった。

 

しかし、インデックスＮｏとしての連番を案件ごとに振っておけば、矢印を書いてその番号を記載するだけで、そこに目的の情報があることが一意に判別できる。

 

 

ちなみに、以前、ＴＯＤＯや要件はシステム手帳のリフィルに、一枚一案件で記入していると紹介したが、今年度になって、このリフィルにも連番を振っている。

このシステム手帳のリフィルに付与する連番は００１から順番にメモ内でユニークになるように採番している。

 

そして、このリフィル内の情報をノートに示すときには、リフィル内の連番と意味するようにＭ（メモの頭文字）を付けて、「Ｍ００１」とか「Ｍ０３４」などと記載。

 

同様に、リフィル内にノートの情報を記載するときは、「ノ０８９」とか「ノ１２５」などと頭にノートの意である「ノ」を付けている。

（最初は、Ｎとしようと思ったが、慌てているときはＭと書き間違える恐れがあるため、こちらはカタカナにした）

 

このように、連番の前に情報を管理する簿冊を判別できる記号をつければ、複数のノート間でも、容易に情報の関連付けが可能となるのだ。

 

 

ハイパーリンクではないが、分散する情報の所在が一意に決まるというのは、ノートを活用して仕事を進めていく上で、本当に便利である。

情報に絶対アドレスを付与するだけで、情報間の連携がとてもスムーズになるので、ぜひ皆さんにも試して欲しい。

 

ちなみに、このやり方、かなりのお気に入りで、最近はプライベート用のノートにも導入して活用している。

 

（09/11/16）