しばらく手帳ネタで中断していたが、ノートの話題を再開。
今回の話題は、ノート記入のルールについて。
●ノートには、全てのペーヂの左側に約５センチの線を一本引く。
新しいノートをおろすとき、まず表紙にタイトルとバーヂョン番号、所属部署と氏名を記入する。
併せて、ペーヂの左端から５センチ程度のところに、一気に全ペーヂ縦線を引く。
ペーヂ数が４０枚のノートなので８０本の線になるが、途中で毎回線を引くのは面倒くさい。
なので、最初に一気にやってしまうことにしている。
この時使っているペンは、ぺんてるのセラミクロンという、今はもう廃盤になってしまった製図用のペン。
その昔、ミリペンやこうした製図用のペンを愛用しており、大量に箱買いをしていた。
たぶん買ったのは１０年以上前だが、大量にストックがある。
まだ、しばらくは現役で活用できる状態。
ちなみにこのペン、本当にペン先が堅い。
最後の最後まで、同じ太さで文字が書けるのがいい。
インデックスシールなどにも細かい文字が書き込みやすいので、仕事でも重宝している。
●縦線の左側には「日付」、日付の下には「連番」、縦線の右側には「タイトル」を記入。
これらの記入は、すべて太字で、なおかつ目立つ色で記入する。
最近のお気に入りは、LamyのJoyの字幅1.1のもの。
こいつに、コンバアタを装着して、ペリカンの純正ブラウンを吸入している。
（少し前までは、パイロットの限定Inq江戸紫を愛用。）
この、太字の万年筆で、目立つように日付、連番、タイトルを記入しているのだ。
通常の筆記は青inqで記入しているので、タイトル関連の記入は青以外で記入することが多い。
●日付の記入は、ＹＹＭＭＤＤ方式。
ノートに記入する分には、判別できる範囲で、できるだけ短くする方がいい。
●連番の記入方法。
連番については、実は今年度から振りはじめたもの。
なので、Ｖｅｒ．６ノートからの活用方法になる。
実は、私のノート術というのは、手帳以上に試行錯誤の連続。
先に紹介した要件・ＴＯＤＯの管理も、元々Ｅｘｃｅｌで行っていた。
Ｅｘｃｅｌを利用していた最大の理由は、未決案件に日付管理をひもつければ、仕掛かり中のものが一発でフィルタリング抽出することができるから。
要は、棚卸しが一瞬でできるため、２年近くこの方法を実践していた。
ちなみに、この時やっていたエクセルによる管理手法は次の通り。
①まず、打合せの記録はノートに取る。
②ノートの情報を要件とＴＯＤＯに分ける。
（ここまでは、現在のノート管理と一緒。ただし、分離作業は、ダーマトグラフでちょこっと印をつけるくらい)
③この、要件・ＴＯＤＯ、簡単な議事などをエクセルの表に入力。
この時、エクセルには連番、発生日、内容、抽出された要件・ＴＯＤＯ、対応結果、対応完了日の蘭を設けて、一案件をエクセルの一行におさめる。
④入力が終わったら、入力した部分だけを連番でフィルタリングして印刷。
それを２穴ファイルにとじて管理していた。
⑤あとは、適時、棚卸し実施。
ファイルに綴じた印刷物に補記をしながら、完了したものはエクセルの完了日の蘭に日付を記入。
この仕組み、進捗管理や棚卸しには非常に便利でよかったのだが、問題は、情報がノート、エクセル、エクセルを打ち出した紙と３箇所に分散してしまっていたこと。
ここで、マスタはあくまでノートであり、一番情報が詰まっている。
なので、細かいことを思い出そうとした場合は、ノートに戻っていた。
また、エクセルに入力するのが結構面倒くさいこともあり、ノートにある程度ためてバッチ方式で数日に１回エクセルに入力という状態になってきた。
こうなると、仕組みはうまく回るはずがない。
ということで、代替案を検討した結果、基本に立ち返り、
・ノートはマスター
・抽出した要件やＴＯＤＯはシステム手帳のリフィルに記入
という扱いにしたのだった。
ここで、新たに始めた、システム手帳のリフィルに記入するという方法は、以外にうまく回っている。
一番の理由は、リフィルをさっと取り出せるようにしていること。
パッケージ上部を切り取り、必要なときに、さっと瞬時にリフィルを一枚取り出せるようにして、机の上に置いているのだ。
誰かから話しかけられた時のメモなども、今では、さっとシステム手帳のリフィルを抜き取って記入。
それが、要件やＴＯＤＯであれば、ナンバリングして無印のバインダに綴じ込む。
あとは、定期的にバインダをめくって進捗管理をすればいいだけだ。
話が別の方向に逸れたので、今回はここまで。
次回は、ナンバリング管理から話を続けたい。
（09/11/08）
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