第３回目は、前回からの続きネタで、仕事ノートに何を記入しているかの第２弾。

 

今回は、「プロジェクト管理のためのタスク」について、説明をしたい。

 

 

私の仕事のパタンとしては、複数年にまたがるメインのプロジェクト管理をしながら、１年未満で完結するような、小さいプロジェクトを並行して複数管理することが多い。

 

新たなプロジェクトの担当になった場合、まず通常使っている仕事ノートの見開き１ペーヂを、新プロジェクトの専用ペーヂとする。

（決してプロジェクト専用ノートなどは作らないのだ）

 

ノートへの記入ルールは同じで、日付/連番/タイトルを、Ｌａｍｙサファリのペン先１．１で、まず記入する。

加えて、フィルム製のポストイットに油性マヂックで、プロジェクトの中味がわかるタイトルを記入し、見出しとして貼り付ける。

 

この見開きＡ３ペーヂで管理するものは、プロジェクトのタスクだ！

 

タスクの洗い出しには、専用ノートを活用している。

これは、仕事もプライベートも混在で、いわばアイデアを絞りだすためのノート。

現在使っているノートは、神戸・元町の萬年筆専門店オリヂナルのツバメノートだ。

サイズはＡ５なのだが、これを横使いにして、マインドマップ風の絵を描きながら、タスクを全て洗い出す。

 

このとき、先例となるプロジェクトがあれば、その先例時のマインドマップ風の図をコピーして、この専用ノートのペーヂに貼り付ける。

この貼り付けたコピーの中で、流用できるタスク項目は、黄色のダーマトグラフでマーキングし、新たに追加すべきタスクについては、最近であればペリカン・トラディショナルＭ２５０太字に吸入した、ターコイズインキで目立つように記入していく。

 

そうして、漏れなく洗い出されたタスクは、仕事ノートへ転記されるのだ。

 

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ここでちょっと、タスクとＴＯＤＯの違いについて触れておきたい。

 

例えば、出張というプロジェクトを想定する。

出張に行くには

・ホテルの手配

・切符の手配

・荷物の発送（最近、宿泊する出張の手荷物は全て宅急便で往復させている）

 

このとき、【出張】という項目がタスクであり、ホテルの予約などは、タスクをブレークダウンさせたＴＯＤＯとなる。

 

簡単に言えば、タスクはやるべき仕事であり、ＴＯＤＯはタスクを達成するための作業項目ということだろうか？

 

ここで、【ホテルの予約】を考えてみると、場所や料金を調べたりと細かくやることがある。このように、ＴＯＤＯとしたものを、さらにブレークダウンすれば、これらもＴＯＤＯになる。

しかし、ブレークダウンしすぎてもきりがないので、わたしの場合、プロジェクト名の次のレベルに位置するものを、タスクと呼び、そのタスクから一段階プレークダウンさせたものをＴＯＤＯと呼んでいる。

 

なので、手帳にＴＯＤＯを記入などと言っているもがは、正確にはタスクレベルのものとＴＯＤＯを混在させて記入している場合がほとんどだ。

 

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ノートには第２階層レベルのタスク（第１階層はプロジェクト名）を小見出しとして記入し、そこからＴＯＤＯをツリー状に派生させて記入。

このＴＯＤＯについては、通常は第３階層のものを記入するが、ものによっては第４階層まで掘り下げる場合もある。

 

ここまでできたら、プロジェクト管理のための準備の、８割は終わりである。

ノートの見開きペーヂを人数分コピーして、ミーティングを開く。

第２階層レベルである「タスク」ごとに責任者を決めて、あとは進捗状況をノートに記入していくだけだ。

 

なので、プロジェクト完了のころには、ノートには小さい文字がビッシリと書き込まれた状態になっている。

プロジェクト完了と同時に、このペーヂはＦＩＸされる。

 

このＦＩＸされたペーヂは、ペン＆メッセーヂのマインドマップ風ノートと同様に貴重な資産。

こちらも、似たようなプロジェクトが発足したら、白黒コピーを取る。

そして、マインドマップ風の図と同様に、流用できそうな項目は、ダーマトグラフで色づけしながら、次期プロジェクトのタスク洗い出しや、ＴＯＤＯの設定に活用されるのだ。

 

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過去のノートを資産として活用する場合、白黒コピーを取ることによって、過去の色付けを一旦リセットする。

その上で、全ての項目を平等に見ながら、ダーマトグラフで色を付けをし、使える項目をチョイスする方法はオススメである。

 

（09/09/27）