７．（７）七色の２年目くん２：再鑑のノウハウ
|
|
|
【七色２年】４色ボールペンを使った見直し方法が、唯一のノウハウではないでしょうが、何らかのノウハウなしに書類のチェックを行うのはとても辛いはずです。人間の裸の能力はそういう作業に向いてないと思います。 |
|
|
|
【七色２年】たとえば、信託受益権譲渡契約書は、多いときはＡ４で２０ページにもなることがありますし、信託受益権売買重要事項説明書は３種類計６０ページくらいになる場合があります。作るのも大変ですが、チェックするにも集中力だけでは続きません。 |
|
|
|
【七色２年】きちっと作業工程が明確になって、今どこまでやっているか明確になっている。伝票一枚であれば、そうでなくても、行きつ戻りつしながら、なんとかしのげるかもしれませんが、本当にちゃんと見直したという実感は得られないと思います。 |
|
|
|
【七色２年】まして６０ページの書類のきちんとしたチェックは実質的に不可能です。もれが多いか、自分の作業能力に不安を感じながら、重複の多い膨大な時間が浪費されるかです。精神衛生上も良くないことでしょう。 |
|
|
|
【七色２年】定規をあてる、緑の下線を引いていく、ということは一見大変無駄で遠回りのようですが、たった一枚の伝票であっても結果的には近道になります。 |
|
|
|
【七色２年】このチェックをしている様子や、チェック後の書類の有無で、他人がちゃんとチェックしているか、よく分かります。２年目くんが、明らかにこのチェック法を行っていないで回してきた書類を見ると、やっぱりミスがたくさん見つかります。この方法は他人に対しての「見える化」でもあります。 |
|
|
|
【七色２年】付箋を付けるということが、一般的に行われますが、付箋だと、修正箇所をピンポイントでは示せません。修正後に付箋を取って作業工程を明確化するという人もいますが、取ってしまえばその後どこを修正したか見えなくなってしまいます。 |
|
|
|
【七色２年】付箋の最大のネックは、意に反して『取れてしまう』ということです。せっかくチェックしたのに、付箋の粘着力が、作業の質を決めてしまうという理不尽なことが起こります。よく、取れた付箋がどこか悩んでいる人がいます。極論を言うともう一回全部見直さなければどこかは確信もてません。 |
|
|
|
【七色２年】ということで付箋はだめです。色々考えて４色ボールペンのチェック法が一番優れていると思います。さて、この方法でのネックは常に４色ボールペンが身近にあるかです。 |
|
|
|
【七色２年】一時期、４色ボールペン（その頃シャープペン付きはなかったと思う）をたくさん買って、机の中、営業鞄の中、プライベートの鞄の中に入れてどんな状況でも作業ができるようにしていました。（昔はね、仕事を家に持ち帰ったり、喫茶店で作業することが当たり前だったの。） |
|
|
|
.【七色２年】今は、スケジュール帳に４色ボールペン＋シャープペンの多機能ペンを挟んでいるので、一本ですんでいます（裏表紙の左側上部に出ているわっかにペンのクリップを挟んでいます）。スケジュール帳は常に携帯していますから（ビジネスマンの基本ですが、みなさん大丈夫ですか）。 |
|
|
|
【七色２年】その結果、多機能ペンのシャープペン部分でスケジュール帳に記入することになります（スケジュールは変更できるようにシャープペンで記入ですよ、みなさん）。ところが、多機能ペンは太いので、スケジュール帳に書くちっちゃな文字には向いていません。 |
|
|
|
【七色２年】それでもやっぱり常に携帯するにはスケジュール帳につけるのが良いので、各社出している多機能ペンで書きやすいのを探し出すことにしました。なお、別の機会に書きますが、スケジュール帳はバイブルサイズ以上のバーチカルタイプ、１日毎にTODOリストが付いているやつが良いです。 |
|
|
|
【七色２年】ゼブラのクリップオンマルチ２０００円タイプが細く書きやすいため、しばらく使っていました。ところが、この機種には致命的な欠陥があります。シャープペン部分を出して書いていると、突然、引っ込んでしまう不具合が起こります。文具店で新品を試しても起こります。 |
|
|
|
【七色２年】最近出た１０００円タイプでは改良されているようなので、早く２０００円タイプでも改良されることを期待しています。そのゼブラ改良版１０００円タイプも良いのですが、少し太いです。 |
|
|
|
【七色２年】前は、ゼブラとパイロットの多機能ペンしか見かけなかったので、結果的にパイロットのドクターグリップシリーズの多機能ペンを使っていました。 |
|
|
|
【七色２年】最近は、他の会社でも同じ機能の多機能ペンを出しているので色々使ってみました。サクラクレパスの多機能ペン、スリモは細くて、とても書きやすくお気に入りでしたが、クリップ部分の構造が弱くすぐ壊れてしまいました。 |
|
|
|
【七色２年】三菱鉛筆の油性ボールペンタイプも書きやすいですが、やはりクリップ部分の構造が弱そうです。インクがハイブリッドタイプ（油性と水性の中間）で良ければ、ボールペン部分では三菱のジェットストリームが圧倒的な書きやすさです。クリップ部分も丈夫です。 |
|
|
|
【七色２年】ところが、ジェットストリームは液の出が良いので、緑色チェックで下線を引くとすぐにインクがなくなってしまいます。買うときに緑だけ予備の替え芯を買う必要があります。 |
|
11:10
PM Jun 19th mobile web |
|
【七色２年】あと、書いた文字が水性ペンのように見えるので、黒ボールペン部分を正式な書類記入用に使うと、上司が嫌がる場合があります。正式書類は油性ボールペンとしている会社もあります。社内規定も確認要です。 |
|
|
|
【七色２年】私は今ゼブラの１０００円改良タイプを使っています。ジェットストリームでも良いかなと思っています。ゼブラの２０００円タイプとサクラのスリモの不具合が改良されれば、どちらかを使うと思います。各社とも以前より良くなりましたが消しゴムのキャップが取れやすいので要チェックです。 |
|
|
|
【七色２年】２年目くんあんまり出てこないですね。２年目くんは、きちんとこのチェック法を使っています。が、急いでいるときやらないことがあります。そのときの書類は間違いが多いです。 |
|
|
|
【七色２年】２年目くんの前にペアを組んでいた４年目くんはこの方法が身についていません。彼は事務が得意なので、今さらしつこく言うこともないかなと思ってしまったのですが、彼のためにはもっとしつこく言うべきでした。将来絶対苦労します。 |
|
|
|
【七色２年】その前にペアを組んでいた、このまえ結婚した５年目くんは、この方法をきちんと使っているとのことです。たまに使わないで書類を回すとやはり間違えていると言っていました。 |
|
11:19
AM Jun 20th mobile webから |
|
【七色２年】とても簡単なことを長々書いてきた気もします。でも、日々事務仕事をしている人には重要なことだと思います。みんな、それぞれノウハウを持っているはずですが、何年もかけて築き上げた貴重なものなので、教えてくれません。（意地悪じゃなく、普遍性がないって思っているのかも。） |
|
|
|
【七色２年】世の中がゆっくり動いていて、若手の成長をじっくり待てるような時代であれば、「盗んで覚えろ」とか「言われなくても分かるだろ」とかで良いと思います。うちの会社だけじゃないと思いますが、最近は、若手をじっくり育てる、という余裕がなくなっています。 |
|
12:24
PM Jun 20th mobile web |
|
【七色２年】要領の良い若手はノウハウ無くても難なくクリアしていくことかもしれません。でも、明文化できるものは、極力マニュアル化して要領の悪い若手も促成栽培しなければ、要領の良い人だけが評価されるようなつまらない会社、つまらない社会になっちゃいます。やです。 |
|
12:40 PM Jun 20th mobile web |
|
【七色２年】おしまい。いつもすみません。（ ←多機能ペン５色じゃん。） ５＋２年目くんで ７。 だめ？ |
| ページトップ | 前のページ | 次のページ |
アップロード日 2010.10.30