７．（６）七色の２年目くん１：再鑑のノウハウ
| 『再鑑』という言葉があります。 金融機関以外ではあまり使わない言葉かもしれません。 他人の作った伝票などの書類を見直すことです。 ここでは自分の作った書類も含めて『再鑑』＝書類の見直しの仕方のノウハウを語っています。（自分で作った書類を見直す場合は『単鑑』と言ったりします。） |
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おはようございます。今日は上諏訪に出張です。 |
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２年目くんの成長記録ですが。大作を書く前に実務マニュアル的な軽いのを書こうと思ってました。ところが、実務マニュアルが大作になってしまいました。５０回ぐらい。 |
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これをアップするとまたフォロアーさんに迷惑をかけるような気もしながらも、せっかく書いたし、私には重要なことと思えるのでちょっとずつアップします。関心のない方ごめんなさい。（またフォロアーさんが減るんだろうな。） |
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【七色の２年目くん】１０年ぐらい前のことですが、いわゆる銀行業務ど真ん中のことをしていました。融資とか。とてもたくさん、伝票というものを書かなくてはいけません。融資の伝票はとても複雑です。 |
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【七色２年】一つの取引でたくさんの伝票を事務セクションに回します。よく、事務セクションの方から電話が掛かってきて、「ここ違うと思うんですが、こちらで訂正しておきますね。」「さすがにここは、こちらでは直せないので、伝票お返しします。」....優しい声でした。 |
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【七色２年】なにかのパーティの時、優しい事務のお姉様に、「いつも、すみません。営業部の中で、伝票の間違いが一番多いのは私ですよね。」と聞いてみました。「........」。そのときの彼女の困ったような笑顔は一生忘れられません。 |
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【七色２年】正直、間違ってない伝票を回した記憶がありません。もしかしたら１割くらいは、間違ってなかったかもしれませんが....。私の脳味噌にはなにか重要な部分が欠けている気がします。 |
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【七色２年】そんな私も何とか勢いだけで、仕事を乗り切ってきた（つもりな）のですが、３０代半ばで勢いがなくなり、深刻な状況が訪れます。 |
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【七色２年】どうしたら、間違わない書類が作れるか。 |
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【七色２年】できる人にはお笑いかもしれませんが、一生懸命考えたノウハウなので、笑わないでください。同じタイプの人には福音になるはずです。たぶん。 |
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【七色２年】まず、２０ｃｍの透明の定規と、４色ボールペンとシャープペンが一つになった多機能ペンを用意します。まだ、買わないで下さいね。後で多機能ペンの性能評価を書きますから。どれを買うかはその後で。 |
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【七色２年】昔むかし、まともな伝票が作れない私に上司が、「指さし確認だ！指さし確認！これだから訓練されてない奴はだめなんだ！」と、もの凄い勢いで言い放ちました。 |
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【七色２年】なんか、言われたこと素直にやるのやだったし、指さして伝票確認するのかっこ悪い気がして、「指さし確認」は身につきませんでした。 |
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【七色２年】でも、基本は指さし確認です。まずは、自分なりに書類を完成させます。ノウハウはそれからです。 |
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【七色２年】曲がりなりにも書き上げた書類をチェック（見直し）しましょう。見直さないで間違えない人はいないはずです。いるかもしれませんがその人は超人なので、凡人の私たちは無視しましょう。 |
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【七色２年】多機能ペンを緑のボールペンにして、書類の左上すみから右下すみまで指さし確認をするような感じでチェックしていきます。下線を引いていくのが基本ですが、一行ごと、右端にレ点でチェックしていくのもありです。 |
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【七色２年】ボールペンでチェックした書類は使えなくなるので、コピーをとってそのコピーでチェックする必要があります。チェックするときにチェックする行に定規をあてて、その行のチェックが終わったら、定規を下の行にずらしていきます。 |
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【七色２年】定規を使うことにしたのは１年前。顧問の弁護士先生が契約書を見ているとき、定規を使っていることに気が付いてからです。契約書なんて見慣れているはずなのに、ちゃんと定規をあてて読んでいました。自然な仕草で、習慣になっているのが分かります。 |
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【七色２年】定規を使う最大の効果は、意外なんですが、時間の短縮です。人間の目はそれほど性能が良くないので、少し目を離したり、ちょっと考えたりするだけで今読んでいたところを忘れてしまいます。 |
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【七色２年】元に戻るために場所を探るという動作をしています。とても短い時間かもしれませんが、頻繁に起こっているため、全体としてはバカにならない時間です。また探っている時間は思考の流れを止めていることになるので、その意味からも効率が悪くなります。 |
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【七色２年】コンピュータ科学で言う記録ディスクのシーキングタイムのようなものですね。定規を置くことで探る方向が横方向だけになるので格段に速くなります。縦横１０文字以内だと、１００文字の中から探らなければいけませんが、横方向だけであれば１０文字なので、１０倍効率的です。 |
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【七色２年】弁護士先生の仕草を見ながらぼうっとそんなことを考えていたのですが、急に目が覚めたように、そうだこれは自分のノウハウにしよう、と思い立ちました。周りでもやっている人はいたような気がしますが、それまでは、あくまで他人事でした。 |
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【七色２年】ちっちゃなことですが、自分が成長した感じがして、楽しくなりました。この年になって、まだまだ自分の中に多少でも成長の余地があるなんて、嬉しいことですよね。 |
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【七色２年】さて、話を戻します。緑ペンでチェックしていて、修正個所が見つかります。そこで、多機能ペンを赤ボールペンに変えて削除は二重線を引き、挿入は山形（谷型）かっこで挿入箇所を示し、脇に挿入文字を書きます。（なんか凄く普通のことをたいそうに言っているようで恥ずかしい。） |
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.【七色２年】パソコンで文書を作成した場合、間違いを見つけるとすぐにパソコンいじって修正したくなりますが、絶対だめです。今はチェックの時間で、作業の流れがあります。チェックする時はチェックに集中すべきです。しっかり赤で修正内容を記載したら多機能ペンを緑に戻して元の作業に戻ります。 |
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【七色２年】さて、書類全部チェックし終えて、緑でいっぱいになったら、先ほど我慢した修正作業に入ります。はじめに戻って、赤い箇所を探します。赤い箇所を見つけたら、元の書類やパソコンの文書をきちんと修正します。 |
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【七色２年】一箇所きちんと修正を確認したら、都度チェック用の書類に戻って、赤ボールペンの修正跡が目立たなくなるように青ボールペンで塗りつぶします。（二重線程度でもいいかな。）きちんと修正を確認してから塗りつぶすことを習慣にします。すぐやるから先に塗っとこう、は致命傷になります。 |
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.【七色２年】文書をくまなくチェックして、かつチェックした箇所を漏れなく修正するという作業は、大変な集中力を要する作業で、それだけをやっている人ならともかく、営業もしつつ文書も作成するような我々には相当ハードルの高いものです。（そもそもまとまった時間がとれませんよね。） |
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【七色２年】切れ切れの時間の中で、どこまでチェックしたかが一目瞭然になるのが、この４色ボールペンを使った書類チェック法の良いところです。再開するとき助かります。いわゆる作業の「見える化」の一つですね。（生徒さんで「見える化」がなんだか分からない人は、今すぐググって下さい。） |
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【七色２年】きちんと修正した後に、青で塗りつぶすことが習慣になれば、修正したか記憶が曖昧でも、自信を持って修正したと言えます。過去に一回でも事前に塗りつぶしたことがあると、もしかしたら今回も...と疑う必要があります。記憶なんてあてになりません。習慣こそ王様です。 |
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アップロード日 2010.10.30