昨日読んだアソシエの影響。
早速、職場の机の整理にとりかかった。
まずは、書類の大幅シェイプアップ。
わたしの職場は3年周期で異動があるのだが、以前から個人持ちの書類が、他の人に比べて多いのが気になっていた。
業務の内容の書類を持ち歩くことはないのだが、自作の汎用マクロやバッチファイルの仕様書など、移動先に関係なく、事務処理全般に役にたつような資料は、どこの職場に行っても持ち歩いていた。
(こんなもの、普通は持ち歩かないので、まず、これが人より多い理由の一つ)
同様なものにPCの設定や、よく使うエクセルの応用関数などもクリアファイルにとじているのだが、それが、かなり増殖していた。
よく見ると、Win98や2000など、目にすることのないOSのカスタマイズや設定方法のものまであったので、そうしたものをバッサリと処分。
4冊あった書類を、クリアファイル2冊にまとめた。
続いて、システム以外での、仕事の情報ファイル。
新聞の切り抜きや、職場の組織改変のお知らせなどが多い。
新聞の切り抜きは、景気動向など10年分近く保存していたが、バッサリ処分。
残したのは、内閣改造の翌日の朝刊に掲載される、大臣の顔写真付きの内閣メンバーの紹介や、新聞の年末年始によく掲載されている、一年のまとめの記事程度。
ここらへんの情報は、サイトなどより、時系列にスクラップしたもののほうが、圧倒的に必要な情報に到達できるスピードが速いので、なかなか処分できない。
移動の度に、システム・その他の情報合わせて、段ボール一箱分の書類を持ち運んでいたのだが、今度はキャリングケース2箱まで軽減できた。
空いた引き出しのスペースには、お菓子を入れる予定。
(週2回のペースで売店に行っていたのが、1回で済む)
続いて仕掛かり中の書類の管理を統一。
以前から、プロジェクトごとに封筒を使って、資料の管理をしていたのだが、「クリップボード(用箋挟)」にチョッとした書類を挟んでおくことも多い。
特に、以前は決裁を取る書類は「クリップボード(用箋挟)」に挟んで回していたので、決裁書類を作成するのに、できた物からクリップボード(用箋挟)に挟んでいくクセが身についていた。
今は、電子決裁なので、紙の決裁を取ることはあまりないのだが、習慣というものは恐ろしい。
一つのプロジェクトの書類が、「クリップボード(用箋挟)」と封筒(場合によっては、さらにクリアホルダがプラス)に分散保管されていたので、「一プロジェクト一封筒」で管理することに。
そして、封筒は自宅から持ち込んだMASのブルーの書類立てに、立てて保管することにした。
これまでは、「クリップボード(用箋挟)」が鱗のように5、6枚、机の片隅を占領していたのだが、これを止めたことで、机のスペースがかなり広くなった。
ちなみに、封筒は上1/3を斜めに切り取り、入れている書類が見える状態に。
封筒の端に、書類作成開始日とプロジェクト名を書いた大判ポストイットを貼り付けている。
一時間チョッとの作業だったが、情報管理がかなりしやすくなったので、満足。
日経アソシエの記事はちょうどタイミングがよかった。
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