前回紹介した、おばさんが手間だと思ったことの解決方法を弁当の注文を例に説明します。解決方法はほぼ同じですが、例は全くの創作ですので、そのつもりで読んでください。
職場の近くには昼休みに食べに行ける店がたくさんあります。職場の親睦会が店と交渉してワンコインで食べられるメニューを作ってもらうことにしました。ランチパスポートと同じようなことですね。
いつも同じ店だと飽きるので、店は週替わりで毎週５店にします。そして毎週発行する職場便りでメニューの紹介をします。そして店のジャンル、住所と電話番号を記載します。その部分をおばさんが任されたと思ってください。
担当者から店の名前を伝えられるので、住所などを間違いないようにワードにレイアウトして担当者に渡します。ほとんどは以前に掲載した店ですが、どの職場便りに掲載されたのかを探してからコピーしなければなりません。この探す作業が手間です。またレイアウトが違っていることもあります。
それでこれまでに掲載された店と今後追加されそうな店を全てエクセルの表にまとめました。その表を使ってＶＬＯＯＫＵＰ関数で必要な情報を取り出すようにしたのです。
ＶＬＯＯＫＵＰ関数は検索する値が範囲（表）の一番左の列にある値と一致する行から、指定した列の値を取り出すものです。検索する値が‘タロー寿司’で列の指定が‘３’だとします。下図では‘タロー寿司’の行が一致する行で、この行の３列目は‘住所６’です。検索する値や取り出す値は文字でも数字でもかまいません。
次の図が解決方法で、枠で囲った一番上の行に店の名前を入力すると下の３行は自動的に表示されます。５店全てを入力したら５つの枠を全て選択してコピーし、ワードに書式なしで貼り付ければ完成です。
この時はまだエクセルを使い始めたばかりだったのでＶＬＯＯＫＵＰ関数の使い方についてはおじさんが何度も教えました。でも無駄な手間を省いて効率的にできないかと思ったのはおばさんです。
次の職場では会員名簿の管理や講習会の仕事をしていました。前任者は講習会の参加申込書から必要な事項を入力して参加者名簿を作っていたようですが、会員のデータベースがあるのにそれはとても無駄なことです。
おばさんは会員のデータベースからエクセルの表を作成して、その表を元にＶＬＯＯＫＵＰ関数で参加者名簿を作っていたようです。
この参加者名簿には会員か会員以外かの情報の欄もあり、それぞれの人数の取得も必要です。最初はその列で並べ替えて数えていたけどもっと良い方法はないかと言うので、ＣＯＵＮＴＩＦ関数を教えました。
これは指定した範囲の中に、指定した値がいくつあるかを求められるものです。例えば会員は‘１’、非会員は‘２’と入力しておけば‘１’の数だけを表示するセルと‘２’の数だけを表示するセルを作ることができます。
このＣＯＵＮＴＩＦ関数はアンケートの集計や会議の期日調査にも使っていたようです。
ＣＯＵＮＴＩＦ関数は比較的わかりやすいですが、ＶＬＯＯＫＵＰ関数は少しわかりにくいので一般的には使われていないように思います。でも無駄を省きたい、効率的に処理したいという思いがあったので、苦労しながらでも使えるようになったのだと思います。
何をしたいか、どうしたいかという目的を持つことが大事ですね。そして使えるようになったら機会あるごとに使うことが必要です。