提案ビジネスの体験談

 

教育の現場でeラーニングを導入するということになると、よほどの専門家がいる学校でない限り、いくつかの業者から情報を収集し、機能や見積もりを比べて決定に至る。業者が決まれば納品だけにとどまらず、メンテナンスや普段の運用まで教職員と業者の付き合いが続くことになる。その間の信頼関係はシステムがスムーズに動くかどうかを左右するくらい重要だ。筆者(高橋)は業者側としての長年、学校におけるeラーニングの導入から運用までを見てきた。その泥臭い経験を披露することによって日本のeラーニングの地道な発展に寄与したい。提案ビジネスには大きな期待感と緊張感が伴う。30年のビジネス人生はその期待と緊張の連続だった。徹夜で見積もり提出用の図面を描き、プレゼン用の分厚いA4のパワーポイント資料を作る。見積書は先に提出することが多い。この見積り作成は実は意外と簡単にできるのだが、お客様が考えたシステムをそのままストレートに受け取ってシステムを組んだ時と、そのアイデアをよく咀嚼し、プラスアルファーを入れて作成して提案書としたときの間にはかなり大きな差が生じる。システムの隅々に気を配り、全体の仕様から幾度も積算に戻し、見積もりの数字に反映させる。それを繰り返し行うことでシステムの内容がだんだん理解できるようになってくるのだ。機械的にシステム中心で考えるとほとんどの内容で見積もり金額が上がる。システム構築の趣旨をよくわかった上で金額を少しでも抑え、システム機器の構成においても、予算面においても妥協可能なものに仕上げるのが営業マンの腕の見せどころ。採用されるプレゼンとはお客様がそれを理解し、信頼と期待を得られた結果なのである。

システム構築で重要なこと

お客様が何をしたいのかを伺い、そこから幾筋にも連なる小枝を作り上げる。先生と職員さんとの打合わせから始まる。打合せ時の雰囲気がいいと一回の打合せでほとんどが決まる場合がある。後は修正をすればいいのだから助かる。第一は、簡単な操作で運用可能にすること。どんなに立派なシステムであっても利用されなければ値打はなしと考える。そのために操作を徹底的に簡略化させる。内容は当然大切だが、プラットホームの作り方にも新アイディアが必要である。誰が来ても操作可能なシステムつくりは成功への橋渡しである。第二は、システムの信頼性、第三は、メンテナンスを怠りなくすること。第四は、利用者の声を聞くことです。時々アンケートを頂き、改善面は率直に手直しすることを勧める。少数意見にも、耳を貸し対象を少しづつ広げながら親しまれるサイトを作り込んでいくことが成功の道につながる。

売込み成功例

ビジネスとが人と人との情報交換であるがうっかりすると墓穴を掘ることになるから気をつけよう。実は私事であるが、ある大学様にシステムの納入をさせていただく。その後時々大学には伺うが問題なく動作は順調であった。その為か、心に隙が出てしまったのだ。この少しの心の隙が大きくなり、そこに他社が入り込んだのである。営業もスポーツも同じである。最大の防御は攻撃である。この言葉を実行しなければ、相手に攻撃されやすい環境を自らつくり、遂には思ってもみない程惨めに商戦に負けるのである。悔しいのは、今まであり続けた私への情報が無くなることである。こうして情報戦争はあっけなく敵の手にわたるのです。同じようにその反対の立場に遭遇することも幾度かある。過去に数度訪問したことがある、ガードが固く取引額は少ないが、規模は大きく将来性豊かな某大学。その大学から見積依頼があり既存の参考図面まで頂く話に喜んだことがある。

話の源流

話は情報系学部から来ることが多い。計画の話を頂いた時、私は必ずこの話は何社の提案コンペになるのかを聞くことにしています。簡単に教えてくれることもありますが、そうでない方がおおい。競争会社が分かった場合、同じように相手の会社もわかることがほとんどです。あの会社のあの人が来ているとはこの案件はかなりタフな競争になりそうだとか分かります。情報があまりにもありすぎるとこれがまた厄介です。頭の中が混乱して整理がなかなかつきません。情報はたくさんあるにこしたことはありませんが、無駄な情報古い情報もあります。その判断は厳しく行わないと作成している提案書に、良からぬ影響を与えかねません。私の場合、収集は得意ですが捨てることが得意ではありません。このバランスをしっかり考え修正していかなければ指名を得ることが難しくなります。

現代GPの利用

10数年前に比べ、大学も資金に苦労している。やりたいことはたくさんあるがいざ実行となると資金難に直面する。そこで文科省の現代GPを申請するわけだが、採択された予算を初年度は使い切り立ち上げる。次年度以降の資金繰りをどうするかが問題である。継続するためには、学生に認知してもらうことが必須条件であり、単年度で実績を出すことを前提に計画しなければ立ち切れになる。学内で評価され存在価値があれば、予算はおのずから獲得可能である。

強敵に遭遇

ビジネスを勝利に結びつけるにはありとあらゆる手を講じて対処するのだが自分にできないことを前面に出してやってきた場合は、手強い敵に遭遇である。文科省に提出する提出書類関係の作成をお手伝いしている会社は新学部、新学科、現代GPにおいて大学の予算を獲得している例が多い。大学の教授にしても毎日が忙しいし、授業で教えている内容とはまた異なった内容をまとめ文章にするわけであるし、ある会社から話も聞かなくてならないし、当然予算案を決めなくてはならないし、最終的には見積書が必要になる。一回で決まることなどあまりなく数回の打合せが必要にもなるし、特別なソフト、コンテンツを作り込むことなどが発生すると大変な労力が必要になる。こんな打合せをすべてやってくれる会社があれば、かなりの割合で指名する確率は高くなる。要するに大学から一番使命を頂くためにはすべてに関して平均点以上の力を持ち他社がやっていない作業項目まで柔軟にこなす提案力と熱意が要求される。

提案書の出来栄え

提案書のページを数えるとなぜこんなに多くなるのか不思議におもう事が多い頁数が多ければいいというものではないはず、肝心なことが簡潔に明瞭に書かれた提案書は誰が見ても説得力がありいい出来だと思います。良くシステムの内容を把握していない場合は余分な内容、人から聞いた事で自分のものになっていないことを提案内容に入れる例が多いことに気がつく。提案書の厚さで自分の会社がこんなに多くの、すぐれた機能を有するシステムを提案可能なのだとPRしたいからなのだ。文章で説明すべきところを図とか写真を多く用いお客様により理解してもらうために工夫する。これをやりすぎるとかえって逆効果が起こる。説明している時はいいのだが、これをあとからお客様が手にとって読むと訳がわからなくなるだろうと思う。それくらい文章能力が欠如しているのである。長文を書くことになれていないし、文章表現に乏しい。

プレゼン中の先生の反応は

某大学でのプレゼン中のことである。意外なところで一人の先生の反応がある。その内容は先生が授業で使うパワーポイント資料の操作のところである。ページ送り、チョークで書き込むところである。二点共授業をいかに白板の如くに、機器を簡単に操作できるか、書き込みをいかに簡単にするかの説明を支持して頂いたのだ。将来対応とか、夢を感じていただける提案、作成者としては自信作の部分では意外と反応が少ないのだ。その後の反省会で、プレゼンは教授、事務方と経営者には内容と説明の仕方を変えなければならないことを確認した。このところが重要であり軽い気持ちでやり過ごすと指名から外される。

提案後の質問内容は

一番多いのは納入後のメンテナンスに関することが多い。システムに障害が生じた場合の対処策に関することであり、すぐ対処可能か、電話してから何時間で来てくれるのか、機器の故障の場合代替え品対応してくれるのか。短時間で復帰可能なサービス体制を有していないと指名から外される。その次は各先生の個人的な判断に基づいてあります。事務方理事。専務理事からは必ず金額面であります。プレゼン時、提示した見積りからどれくらい引いてくれるかとのことです。金額を即座に提示できないので、後ほど文書にてご提示する旨話をします。

選考はどのように、指名は日程は

選考はどのようにされるのかを聞くと数社の中から3社を選び再見積もりを依頼するとのこと。3社に選ばれたことは素直に喜ぶが、ビジネスの世界は一位に指名されなければ、すべては水の泡と消えうせるのである。これから先の再提案と積算はありとあらゆる手段を全開にして対処しなければならず、社内においてもシステム構築にあたり一番信頼のできる連中に入ってもらう。ネットワーク系、映像系、音声系、ソフト制作系とシステム性能は下げずにコストダウンに奔走します。ここの最終作業で重要なのは営業の判断である。この案件を指名に持っていき、次の案件も指名して頂くために必要なことは、営業のコミニュケーションです。再提案の期限が3日〜4日が一般的ではあるが学園役員さんの都合等により次の日になることもあり夜を徹して数字と格闘することがある。

セミナーの効果と実績向上

年2回のプライベートセミナーは、アクションプランに組み込まれていて私はこのセミナーを有効に利用します。対象は大学の先生、情報系の職員、企業の研修に携わっている人を中心にセミナー招待を開始する。2回ほど高校の先生、にも参加して頂きセミナーの終了後の立ち話で貴重な話を頂いた事がある。先生方には貴重な時間を頂く訳なのでそれなりの内容をしなくては次回の参加に大きく響くし、この手のセミナーは情報の横展開があるため内容が貧弱だと、後でボディブローを食らったように効いてくる。自ずと真剣になるし、緊張を伴い話したいことが伝わらない事も時にはある。セミナーの講師には大きく分けて二つのタイプがあり両者共必要な要素である。まず一つ目はセミナー講師経験数十回ともなると話すことがしっかり頭の中で組み立てられ、さらーっと流すところ踏み止まって時間をかけ説明するところ実に見事な演出である。淀みなく話す熟達した講師の話を感心して聞きその姿を見ていると羨ましくなり、もっと緊張感が高まるのである。次が自分の番であり、この人のように堂々と話ができたらどんなにいいかなど思うのであります。二つ目は、流れるような口調ではないが、熱心に、誠実に話をすすめP資料の作り込みも良く分かるように工夫している例である。来場頂いたお客様にとってはどちらのタイプも同じように評価して頂くことが多いのである。人は様々な考えを持ち、当然価値観が異なる人が同じように、参加され説明を聞く訳であるから、当然である。経費をかけ実施したセミナーが終わると一斉に営業活動に入るわけだが、このタイミングを逸するとその営業マンは売り込みに失敗することが多いのである。それとはまず一週間から10日以内にお客様を訪問し、数字に結びつけるためのアクションをとることである。訪問し、会って話をするのが一番良いのだが、特に先生は忙しく時間がとれない場合が多いし、在室であっても手の離せない仕事をしていることがおおいのである。無理やり面会しては火傷をすることが多いので注意が肝要である。先生は職業柄メールのチェックは必ずするし、私の経験では、電話でのアポイントより、メールでの方が早く連絡が取れ、ビジネスがいい方向に展開した例が多いように思う。高等学校は予算が少なく、学内で立ち上げるのには少し時間が必要な状態である。セミナーを熱心に聞かれ、終わってからの質問が多く、もう少し時間をとりたいと思う事がしばしばである。主なe-ラーニング利用範囲は大学を中心に次に企業が多く実施しているが、高等学校にも需要は必ずあるし、熱く語る先生と話していると、自然と手伝いたく思いである。高等学校の学力UPのために貢献し、ビジネスを離れて思う事もしばしばである。

 

受注案件の内容

早くから大学担当者から情報を頂いていた。ほかの学部でもシステムの話をいただいている。大学との仕事量も多く信頼を得ていた。お客様のやりたいことをよく理解しシステムハードは最小限必要なもので組上げた。コンテンツはシンプルな構成にし、内容は誰が見てわかるように工夫した。必要最小限で、グラフ、参考図を要所に当てはめた。

指名に迷った時

ビジネス形態が変わってきてはいるが肝心なところは変わっていない。入れ替わり立ち替わりプレゼンした会社を目の前に大いに迷うことが多い。会社の規模が大きくてもその部署は意外と小規模ななりで構成されている。大切なことはそのシステム作りに責任と熱意のある人が何人いるかという事である。単にこの仕事は金額的にも大きいし毎年の実績もあるところなので落とせないと会社の上層部の指示で、たくさんの人が召集される。私の経験からではあるが、最初のうちはお客様も営業担当者も有能な社員がたくさんでこの案件を進行する。安心と期待を持っている。そのうちに他の案件が入り一人二人三人とメンバーからはずれる。個の人にだけは外れてホ少ないと思っている時、またしても天の声が飛んでくる。一番頼りにしている社員が他の案件のグループに変更になる。本当に頼りになる社員は規模が大きくてもそんなにはいないものである。結局大切なことは営業がしっかり内容を把握して

適材適所に十分に気をくばることである。営業担当が1年未満で変更になるところは、あまりお勧めできない。受注できなかったのは何がよくなかったのか。まず準備不足、これが最大の理由になる。まずお客様の考えを理解しそれをもとにシステムを構築するわけなので、短時間で効果を発揮可能なあらゆる準備が必要である。指名を頂くために、コストを下げ、見積もり金額を抑える努力が必要である。企業は常にトップからこの問題を第一に考え会社の経営に当たらなければならない。次は情報収集が遅いことである。とおりいっぺんとうの事は誰でも収集するが、その近くに隠れている重要な事には意外と気がつかない事が多いいものです。何故か人は事柄を肯定的に考えないと目的に達し得ないことが殆どである。食うか食われるかのビジネスの戦いは戦国時代の様相を呈してきつつある。弱音を吐くことなど社内ではできないだろう。次は対応が悪いことである。先生の意向を一考に考慮せず提案だから会社で開発した商品をシステムに落とし込み、提案時、先生にしかられる。先進的な商品であれコストダウンになるいしても、この考えが成功する例はかなり少ない。プライドを持った先生に提案するのだから最低限のマナーは守らないと怒られるより無視されることになりかねないので要注意である。プレゼンが下手であったため受注できなかったこともしばしばある。この案件は今後のビジネスに最重要になるのでぜひとりたい。会社の上層部からの命令が飛び交う。プレゼンには最強のメンバーが集合するわけだが、そのメンバーが何時も力強い、うまいプレゼンができるかというとそうではない。内容をよく理解していない肝心な説明のところをいとも簡単に流し説明にしてしまう。そして自分がよく知っているところに時間をかけ無駄な説明と時間を使う事だ。プレゼン中盤で二番手の担当者が盛り返してくれる。一応安堵してお客様の呼び出しを待つわけだが、誰が聞いても反省点の多いプレゼンは下手なプレゼンである。社会はそんなに甘くはないのである。

相見積もりに当てられた。

この手のビジネスは近年多くなり、多くの時間を使う。お客様から話があると、まず担当営業の営業活動報告書を見る。記入されていない案件があるとそれは、どこかの会社が参加している可能性が高いのだ。提案、積算共困難な事が多い。このようなビジネスの時は大胆な提案をするが指名を得ることは多くはない。やはりビジネスは最初から汗を流し、知恵を絞り出すところに良さがあり、人間性が磨かれるものである。簡単に儲かることはなきことを認識すべきだ。

ビジネスは人なり

昔も今も営業は人と向かい会話するところから始まる。33年間営業を続けてこられたのは、素晴らしいお客様がおられた事に尽きます。お客様は時には先生でもありパートーナーでもありました。お客様の援助により開発した商品、ソフト、及びコンテントは今でも私の大きな宝物です。20数年前に開発した商品の創造性は脈々と今に受け継がれていることが多いものです。今はそれを高速に高精細にそしてネットワークで誰しもが簡単に、どこにいても利用できるようになったことです。大きな進歩ではありますが、これからは人間性を重点におき、人間がしたほうがいいことと機械がした方がいいことを区別しなければならず、あくまでも人間中心の念を強く持ち続けなければならない。営業はまず人に会い、そこで親しくなり、その後メール等で補うことが必要です。要するに人に会って話すことと、メールなど情報機器を利用した方がいい場合区別して使用した方がよい。

大切なことは

お客様の気持ちになってシステム設計することでしょう。お客様が学内においてシステムの設計を行いその計画に沿った形での提案でも大学から呼ばれた各社の提案内容は今回分と将来構想案などを作り、他社との差別化を図りたいと考える。何とかこの案件をものにしたいかららである。特にネットワークを伴う仕事である以上機器構成は高信頼性であります。コストはあがるがメインのHUBをシスコにし、まず通信の信頼性を向上させます。サーバーはIBM、日立、HPで組上げUPSには最新の商品を選びます。配線、端末処理にも最新の注意をします。サーバラックは内田洋行を使います。そして最後がセットアップを行うエンジニアはベテランと比較的若い社員を君合わせます。ここにもベテラン、若い、バランスが必要である。経験の少ない社員は緊張感ある現場での作業が最高の訓練になります。真剣勝負の現場は人を鍛え、強い人間関係を作りそこからお客様との良好な関係を強めていくように思います。お客様との良好な関係を継続することこそ企業の繁栄のためにはなくてはならないものであります。信頼を築くことは努力の積み重ねせで長期間かかるが、信頼の失墜はほんの少しでもありうることだけは肝に銘じることである。

アドバイスの重要性

経営者が考えていることは学園の経営そのものを第一に考えており、予算を実行するにあたり無駄なことを発見すれば厳しく追及することだろう。では無駄なことと必要なこととはどこが違うのだろう。学内で委員会を作り検討された計画はたくさんの人が関係しているので意外とそのシステムは活用される。学内にシステムにもコンテンツにもめっぽう強い先生がいるものである。その先生が強引に構築したものは立ち上げても利用されているとはいえないものがある。余程内容がしっかり構成されている場合を除いては成功していない。トップダウンの場合は二分される。決定力が格段に違う事と、実行は短期間で行われる。そのため学内での先生の意見が反映されない場合が多いのである。この場合は導入後問題が噴出する場合が多いのである。経営者側としては最新の教育機器を用いて授業を支援する事を望むだろうし、他の大学のやっていることが気になるものである。一人でも多くの学生に来てほしいし、受験者数も気になるだろう。学力アップは当然である。業者としてその場におりなんとアドバイスをすればいいのか迷う事がある。導入時は楽に数字があがり気楽であるが、試験期間が終わり稼働し始めると大きな問題に遭遇するのはお互いプラスにはならない。

提案から運営

何度かの提案を経て構成が決まり先生と業者の打ち合わせが始まるわけだが、最初は多くの関係者に参加してもらうことは非常に大切なことである。学内でのPR上からも、これからの運営面、資金調達面からも、学内のトップの方々に参加してもらうことを必ず実行することをお勧めする。こちらも最初が大切だし学内のTOPが参加することで、説明にも自ずと熱意と緊張と期待が交錯する。実用的で、そこに少しでも先進性を加えようと考える訳である。二回、三回になると参加人数は少なくなるが、熱意のある人が残る例が多くなり、成功への道のりが少しづつ見えてくる。打ち合わせ会議での話、「自分は使いたいとか、自分は苦手だとか言うのではなく授業を受ける側の学生の立場に立って考えませんか。」使える先生とそうでない先生が出てくることはまずいんではないか。たまたま、使えない先生が担当だった学生が、かわいそうです。均等に機会を提供しましょう。ある先生からの発言を聞き、学問とは平等でなければならないことを再確認した。使いたいときに故障していたり、操作があまりにも難しく、先生が本来の授業に集中できないようなシステムは決して作ってはならないという事である。このような事一つ一つの積み重ねが重要であり、怠ることがないような仕組みが必要である。導入までは、導入検討会等を経て中身を関係者でよく吟味し、実践活用に持って行くように手順をしっかり踏むことも必要である。成功へのキーワードは、成果を得られるように、人材、教材、割当資金をフルに利用し、PRにも力を入れ、その時々にマッチした、より変化のある充実した内容を提供することである。