差し込み印刷で欠番のある場合のIFフィールドの挿入方法
Word２００２以降
だとえば、
忘年会に参加した人には
昼食代：\2,500 ←┘
忘年会：\5,000←┘
旅費：\23,000←┘
忘年会に参加しなかった人には
昼食代：\2,500←┘
←┘
旅費：\23,000←┘
のように、
自動的にその項目（フィールド）を表示しないようにする方法をご紹介します。
■エクセル側でブックの表を以下のように作ります。
氏名 |
昼食 |
忘年会 |
旅費 |
あああ |
\2,500 |
\5,000 |
\23,000 |
いいい |
\2,500 |
|
\23,000 |
ううう |
\2,500 |
\5,000 |
\23,000 |
■ワード側の作業
（前準備）
メニュー
ツール
オプション
全般タブ(小見出し)
□文書を開くときにファイル形式を確認する
のチェックを入て、[ＯＫ]ボタンをクリックして閉じます。
↓
以下のように文字を入力します。
氏名：←┘
昼食代： ←┘
←┘
旅費：←┘
↓
メニュー
表示
ツールバー
（罫線の下の）
差し込み印刷をクリックして、[差し込み印刷]ツールバーを表示しておきます。
↓
差し込み印刷の作業ウィンドウの 手順３/６で、
[参照]をクリックしますと、
[データファイルの選択]ダイアログが開きます。
エクセルブックを選択し、[開く]ボタンをクリックしますと、
[データファイル形式の確認]ダイアログが開きます。
上から3番目の
[Microsoft Excel ワークシートＤＤＥ（＊.xls）]
を選択して、[ＯＫ]ボタンをクリックして閉じます。
しばらくすると、
[Microsoft Excel]ダイアログが開きます。ワークシート全体でよいので、[ＯＫ]で閉じます。
[差し込み印刷の宛先]ダイアログが出ますので、[ＯＫ]で閉じます。
↓
差し込み印刷の作業ウィンドウの 手順４/６で、
↓ここにカーソルを入れて、
氏名：┃←┘
昼食代： ←┘
←┘
旅費：←┘
[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。
[差し込みフィールドの挿入]ダイアログが出ます。
[氏名]を選択して、[挿入]ボタンをクリックし、[閉じる]ボタンで閉じます。
続いて、昼食と旅費のところにもそれぞれのフィールドを挿入します。
そうすると、このようになります。
氏名：《氏名》←┘
昼食代：《昼食》←┘
←┘
旅費：《旅費》←┘
ここで、空の段落にカーソルを置きます。
氏名：《氏名》←┘
昼食代：《昼食》←┘
┃←┘
旅費：《旅費》←┘
↓
[差し込み印刷]ツールバーの
[Wordフィールドの挿入▼]をクリックしますと、
ドロップダウンリストが垂れ下がります。
上から3番目の
[If…Then…Else…(If 文)…]を選択します。
[Wordフィールドの挿入：IF]ダイアログが開きます。
条件の指定をします。
[フィールド名]の▼をクリックして、[忘年会]を選びます。
[比較]は[ ＝ ]のままにします。
[比較対象]には何も入力しません。
（つまり、フィールド（項目）のレコード（内容）に何も入っていなければ、という意味です）
[挿入する文字列]にも何も入力しません。
[それ以外の場合に挿入する文字列]に
“忘年会：\5,000”と入力し、[OK]で閉じます。
↓
そうすると、
宛先：１は
氏名：あああ←┘
昼食代：\2,500 ←┘
忘年会：\5,000←┘
旅費：\23,000←┘
宛先：２は
氏名：いいい←┘
昼食代：\2,500←┘
←┘
旅費：\23,000←┘
宛先：３は
氏名：ううう←┘
昼食代：\2,500←┘
忘年会：\5,000←┘
旅費：\23,000←┘
となるわけです。
フィールドのIFフィールドを使用すると、フィールドコードを自分で入力しなければならず、必ず間違いの元になりますので、このツールバーからの入力をお奨めします。
尚、[Alt]＋[F9]でフィールドコードの表示を実行しますと、
氏名：｛ MERGEFIELD"氏名" ｝
昼食：｛ MERGEFIELD"昼食" ｝
{ IF \5,000="" "" "忘年会：\5,000" }旅費：｛ MERGEFIELD"旅費" ｝
と表示が変わります。再度[Alt]＋[F9]でフィールドコードの非表示にして本文表示に戻してください。
これが欠番を表示するIFフィールドを挿入する間違いのない方法です。
