差し込み印刷での均等割り付け
PIPI 2007/10/17（水）
10:08:27 削除できません
教えて下さい。
EXCELのシートに会社名／支店名／氏名があり、それを使用しWORDの差込印刷
で１行目に会社名、２行目に支店名、３行目に氏名を表示しています。
この時、会社名が短いものと長いものと混在し、又、支店名に空欄が存在しま
す。
・会社名が長いと改行してしまう為、会社名を１行目に改行せずにフォントを
小さくして収めたい（EXCELでいう縮小して全体を表示する）。
・支店名のデータが空白の場合、１行目と３行目の行間隔が詰まってしまう。
上記２点についてご教示下さい。
WORD2002です。
( Windows XP : Word 2002 )
ひいらぎ 2007/10/17（水）
10:30:22 削除できません
>会社名が長いと改行してしまう為、会社名を１行目に改行せずにフォントを
>小さくして収めたい（EXCELでいう縮小して全体を表示する）
文字列長に合わせてフォントサイズを自動縮小する仕様は
wordにはないと思いますので、改行してしまう住所が少ない場合は
一旦、新規文書に落としてから 長い住所だけ フォントサイズを小さく
してはどうですか。
また、
>会社名が長いと改行してしまう為
これを住所フィールドをwordで描いた表のセルの中に挿入しているのでしょうか
あるいは、
EXCEL側で 住所＿１ 住所＿２ と云った風に 住所フィールドを
分割しから差し込み印刷を再度実行するしかないかも。
----------------------------------------------------------------
＞支店名のデータが空白の場合、１行目と３行目の行間隔が詰まってしまう。
以前のWORDにあった、ラベル印刷などでデータが空白の時に空白行とするか
無視して間隔を詰めるかの設定を行う項目がWORD2002からはなくなったみたい
です。
それで、word2000まで使用していたボタンをツールバーに追加します
方法）
１．メニューバーの [ツール] - [ユーザー設定] をクリック
２．[コマンド] タブの"分類"項目で"すべてのコマンド"を選択
３．右側の"コマンド"項目で"MailMerge"をドラッグして
ツールバーの好きな位置にドロップします
４．ツールバーに配置した[差し込み(M)] ボタンをクリックして
空白のデータフィールドに対する設定を行ってください。
------------------------------------------------------------------
ボタンをツールバーに追加しない場合は、
差し込まれたフィールドの修正を行う方法も提示しておきます。
{MERGEFIELD 支店名}
↓このように修正
{IF{MERGEFIELD 支店名}=""""{MERGEFIELD 支店名}}
作業順）
１．ALT + F9 KEYを押して {MERGEFIELD 支店名} のように表示させる
２．{MERGEFIELD 支店名}をそっくり選択したらCTRL+f9 keyを押下して
{{MERGEFIELD 支店名}}にしてから上記例)のようにフィールド式を修正す
る
３．再度、ALT + F9 KEYを押して通常表示に戻す
４．印刷プレビューボタン or 新規文書に落として確認
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
今後も差し込み印刷使うのでしたらボタンをツールバーに配置して
印刷するときにこのボタン(差し込み印刷(M))を使ったほうがラクですけどね
山葵 2007/10/17（水）
10:33:22 削除できません
↑の補足です。
均等割り付け
表を作り、その罫線を非表示にした上で、
表の外で、
そのフィールドを選択状態にし、
［Ctrl］＋［Shift］＋［J］（均等割り付けのショートカットキー）で
左右余白いっぱいに均等割り付けをしたものを、
表のセルの中にコピペして下さい。
PIPI 2007/10/17（水）
12:21:22 削除できません
ひいらぎさん
レスありがとうございます。
> 文字列長に合わせてフォントサイズを自動縮小する仕様は
> wordにはないと思いますので、改行してしまう住所が少ない場合は
> 一旦、新規文書に落としてから 長い住所だけ フォントサイズを小さく
> してはどうですか。
やはりないのですね。名刺サイズの大きさに会社名をできるだけ大きく表示し
たい為、このようなことが可能かおききしましたが、短い会社名と長い会社名
を分けて作成することは非常に面倒であるためできればしたくありません。
> >会社名が長いと改行してしまう為
> これを住所フィールドをwordで描いた表のセルの中に挿入しているのでしょ
うか
ラベルオプションにて新しいラベルを名刺大に作成しています。
> 以前のWORDにあった、ラベル印刷などでデータが空白の時に空白行とするか
> 無視して間隔を詰めるかの設定を行う項目がWORD2002からはなくなったみた
い
> です。
例えばEXCEL側で空白セルにブランクを入れてやってみても行間隔は詰まって
しまうものなのでしょうか？
>
> それで、word2000まで使用していたボタンをツールバーに追加します
>
WORD2000がありませんのでツールバーに追加は考えていません。ボタンをツー
ルバーに追加しない場合で考えたいと思います。
> ------------------------------------------------------------------
> ボタンをツールバーに追加しない場合は、
> 差し込まれたフィールドの修正を行う方法も提示しておきます。
>
> {MERGEFIELD 支店名}
>
> ↓このように修正
>
> {IF{MERGEFIELD 支店名}=""""{MERGEFIELD 支店名}}
>
> 作業順）
> １．ALT + F9 KEYを押して {MERGEFIELD 支店名} のように表示させる
>
> ２．{MERGEFIELD 支店名}をそっくり選択したらCTRL+f9 keyを押下して
> {{MERGEFIELD 支店名}}にしてから上記例)のようにフィールド式を修正
する
>
> ３．再度、ALT + F9 KEYを押して通常表示に戻す
>
> ４．印刷プレビューボタン or 新規文書に落として確認
>
ボタンをツールバーに追加しない場合の方法を試してみましたが、支店名があ
ってもなくても表示されないのですが、他に何か設定ミスをしているのでしょ
うか？
結果としましては、EXCELで名刺サイズの書式を複数作成しておき、参照にて
上記のやりたいことを実現するほうが早いのかと思っています。
ご助言あれば宜しくお願いします。
もみじ 2007/10/17（水）
13:16:49 削除できません
会社名を１行に収めるには、ひいらぎさんの回答にあるように新規文書での
編集をしてもらうか、会社名の住所幅をすべてラベルの幅に合わせて同じ幅
にしても良いのなら、文字の均等割り付けを会社名に設定して、新規文書で
確認後に印刷します。このときの文字数はラベル幅いっぱいより少なめ。
文字の均等割り付けをする場合には、作業ウィンドウで差し込みをしている
のなら、手順 4/6で「すべてのラベルの更新」をしてラベルすべてに配置を
します。差し込みフィールドが配置されてから
《会社名》または《Next Record》《会社名》の《会社名》だけに文字の均等
割り付けを設定して、プレビューでは割り付けされていなくても良いので、
作業ウィンドウの手順 6/6で各ラベルの編集で新規文書に差し込みます。
文字の均等割り付けした《会社名》をコピーして各ラベルに貼り付けしても
良いですね。
これで割り付け幅ですべての会社名が表示されますので、文字数の多いもの
は縮小され、文字数の少ないものはラベルいっぱいに近い設定幅に割り付け
されます。この方法はWord2002なら可能ですからお試しください。
支店名の表示非表示についてはコマンドを追加する方法のほうが簡単ですが
ひいらぎさんの方法でも可能なはずですから、どこかの手順または設定内容
が間違っているのでしょうね。
PIPI 2007/10/17（水）
13:18:06 削除できません
山葵さん
すいません。見落としておりました。
＞↑の補足です。
＞均等割り付け
＞表を作り、その罫線を非表示にした上で、
＞表の外で、
＞そのフィールドを選択状態にし、
＞［Ctrl］＋［Shift］＋［J］（均等割り付けのショートカットキー）で
＞左右余白いっぱいに均等割り付けをしたものを、
＞表のセルの中にコピペして下さい。
上記のとうりやってみましたが、最初の１文字が表示されません。又、均等割
付ではセル幅１杯に均等割付する為、２文字の場合"Ｘ Ｘ”と
なってしまいます（"ＸＸ "と表示させたい）。又、表を作成
するときは、ラベルの差込印刷のように１ページに２（列）＊５（行）のよう
に印刷を行いたいと思っています。１つの表を作成しコピーして２＊５のよう
にして各フィールドに<<NEXTRECORD>>をつけることは可能でしょうか？
もみじ 2007/10/17（水）
13:23:37 削除できません
重なって投稿しているようなので、私の回答も見落とす可能性があるので、
この回答を入れておきます。
山葵さんの方法でも可能かもしれませんが、私の方法も検討してください。
ひいらぎ 2007/10/17（水）
13:26:58 削除できません
>ラベルオプションにて新しいラベルを名刺大に作成しています。
いろいろな作業の仕方があるのですね。
と、いうことは 差し込み印刷の種類は ラベル を選択されたのですか？
>支店名があってもなくても表示されないのですが、
>他に何か設定ミスをしているのでしょうか
{IF{MERGEFIELD 支店名}=""""{MERGEFIELD 支店名}}
この式↑でできるはずですが。。なぜでしょうね。
では、次の方法でやってみてください。
挿入したフィールド {MERGEFIELD 支店名} を削除して
差し込みツールバーにある wordフィールドの挿入▼ボタンを押して
If..Then..Else を選択 開いたダイアログで以下の設定
フィールド名：支店名
比較 ：=
挿入する文字列： ←空欄のまま
それ以外に挿入する文字列： あ と入力 してOKすると
{IF{MERGEFIELD 支店名}="""""あ"} と出来上がりますので
{MERGEFIELD 支店名}をコピーして "あ" を範囲選択して 貼り付けると
{IF{MERGEFIELD 支店名}=""""{MERGEFIELD 支店名}} になります。
次に、{IF{MERGEFIELD 支店名}=""""{MERGEFIELD 支店名}} を選択して
F9 keyを押して更新を掛けて、alt + f9 keyで通常表示してください。
〇差し込み印刷の種類にラベルの選択ですと
最初の1枚目のラベルで出来たら
このあとすべのラベルを更新する ボタンを押すと
全ラベルにこの式が反映されますよね。(word2002はこの機能があります）
>結果としましては、EXCELで名刺サイズの書式を複数作成しておき
(データの内容や管理状態がわからないですが例えば次の方法なんか
どうなんでしょうね。？
sheet1？の元データベースはそのままにしておき
sheet2 には改行しないデータだけcopy&paste
sheet3 には改行してしまうデータ行だけcopy&paste
※sheet1のデータ内容の更新が行われるのでしたらリンク貼り付けでしょうか
？
sheet3を差し込み実行し、wordでフィールドの挿入後、フォントサイズを
小さくして調整、その後 すべてのラベルの更新を行います。
従ってこの場合は、sheet1 と sheet2の差し込み印刷を
2度実行することになりますね。
PIPI 2007/10/17（水）
14:07:30 削除できません
もみじさん、ひいらぎさん
レスありがとうございます。
ＴＯ もみじさん
＞重なって投稿しているようなので、私の回答も見落とす可能性があるので、
＞この回答を入れておきます。
そのとうりでした。
＞これで割り付け幅ですべての会社名が表示されますので、文字数の多いもの
＞は縮小され、文字数の少ないものはラベルいっぱいに近い設定幅に割り付け
＞されます。この方法はWord2002なら可能ですからお試しください。
文字が２文字の場合、均等割付では"Ｘ Ｘ"となってしまいます
。"ＸＸ "としたいのでお手数をおかけいたしましたが均等割付
は考えていません。
ＴＯ ひらぎさん
＞差し込みツールバーにある wordフィールドの挿入▼ボタンを押して
＞If..Then..Else を選択 開いたダイアログで以下の設定
この方法でうまくいきました。関数式内のスペースのありなしが関係していた
のかもしれません。ありがとうございました。
>>結果としましては、EXCELで名刺サイズの書式を複数作成しておき
>(データの内容や管理状態がわからないですが例えば次の方法なんか
>どうなんでしょうね。？
>sheet1？の元データベースはそのままにしておき
>sheet2 には改行しないデータだけcopy&paste
>sheet3 には改行してしまうデータ行だけcopy&paste
>※sheet1のデータ内容の更新が行われるのでしたらリンク貼り付けでしょう>
か
？
>sheet3を差し込み実行し、wordでフィールドの挿入後、フォントサイズを
>小さくして調整、その後 すべてのラベルの更新を行います。
>従ってこの場合は、sheet1 と sheet2の差し込み印刷を
>2度実行することになりますね。
この方法だと毎回データの中身が変更される度に修正をしなければいけません
ので．．．
最終的な判断としましてはEXCELで名刺サイズの書式を複数作成（１ページ内
に２列＊５行）しておき、参照にて上記のやりたいことを実現することにしま
した。この方法であればデータが変わっても書式を変更することがないのでシ
ートの保護をしておけば間違って修正されることもなくなりますから。
皆様貴重なご意見ありがとうございました。
