５−２．差し込み印刷を理解する

差し込み印刷とは、

同じ内容の文書、たとえば「案内状」、「招待状」などを複数の人に送る場合、
当然、宛先は、それぞれ変更する必要があります。
また、男女、年齢により会費などが異なる場合は、さらに内容の一部も変更する
必要があります。
一件ずつ書き直していては、時間がいくらあっても足りません。
そんな時に、差し込み印刷の機能を使えば、短時間に処理することが出来ます。

差し込み印刷とは、別に用意したデータベース ファイルの複数のデータ
（情報）をひとつの同じ文面の文書（メイン文書）つまり、すべての文書で
共通して印刷される文書に、一件ずつ「差し込んで」印刷するという機能です。

差し込み印刷の手順 （Word２００２以降）を紹介しておきましょう。

１．エクセルのシートに、1行目は項目にして、２ 行目以降に、１ 行ごと１ 件ずつ住所、氏名などを
　入力して、あらかじめ住所録を作成しておきます。（＝データベース（アドレス帳）の作成）
　たとえば、
　エクセルのワークシート

	A	B	C	D
１	氏名	郵便番号	住所	電話番号
２	山田太郎	〒123-4567	○○県○○市○○町1-2-3	0123-45-6789
３	山田花子	〒987-6543	△△県△△市△△町9-8-7	0987-65-4321

  ↓
２．ワード文書に、宛先を入れずに、レターを作成します。（＝ひな形（テンプレート）の作成）
　これが差し込み印刷のメイン文書になります。メイン文書を開きます。
  ↓
３．[ツール（T）]メニュー
  ↓
４．[はがきと差し込み印刷（E）] → [差し込み印刷ウィザード（M）]
  ↓
５．作業ウィンドウの[差し込み印刷]が開きます。
  ↓
６．（手順 １／６ ）
　「文書の種類を選択」で、[レター] を指定します。
  ↓
７．=> [次へ：ひな形の選択]
  ↓
８．（手順 ２／６ ）
　「ひな形の選択」で、[現在の文書を使用] を指定します。
  ↓
９．=>[次へ：宛先の選択]
  ↓
10．（手順 ３／６ ）
　「宛先の選択」で、[既存のリストを使用] を指定します。
  ↓
11．「既存のリストを使用」で、[参照] （＝アドレス帳の選択）
  ↓
12.．[データファイルの選択] ダイアログで、「ファイルの場所（I）」を変更し、あらかじめ用意
　しておいたエクセルのファイル（住所録）を選択します。 → [開く（O）]
  ↓
13．[表の選択] ダイアログで、「名前」の欄からExcelシート名を選択します。 → [OK]
  ↓
14．[差し込み印刷の宛先] ダイアログで、リスト左端のチェックボックスにチェックを
　入れて選択します。 → [OK]
  ↓
15．=> [次へ：レターの作成]
  ↓
16．（手順 ４／６ ）
　メイン文書の差し込む位置をクリックして、カーソルを置いておきます。
  ↓
17．「レターの作成」で、 [差し込みフィールドの挿入] をクリックします。
  ↓
18．[差し込みフィールドの挿入] ダイアログ で、「フィールド（F）：」の項目（氏名、住所など）
　から １ つ選択します。 → [挿入（I）] ボタン  → [閉じる] ボタン
　（尚、複数のフィールドを挿入するときは、差し込む位置をクリックして、カーソルを置き、
　再度、「レターの作成」で、 [差し込みフィールドの挿入] をクリックし、繰り返します。）
　画面では、網かけの 《 氏名 》 が表示されます。
  ↓
19．=> [次へ：レターのプレビュー表示]
  ↓
20．（手順 ５／６ ）
　フィールドの実行結果に置き換えられます。
　画面では、網かけの「山田太郎」が表示されます。
  ↓
21．=> [次へ：差し込み印刷の完了]
  ↓
22．（手順 ６／６ ）
　[印刷]
  ↓
23．[プリントに差し込み] ダイアログ で、[すべて（A）] を選択し、→ [OK]
  ↓
24．[印刷]ダイアログ → [OK]
  ↓
25．印刷実行