メールのマナー

電子メールの受信と返信

宛先の入力確認を忘れずに

受信の確認と返信　
電子メールが届いているかを定期的に確認しましょう。（少なくとも１日１回）
　電子メールを受け取る人は、いつ、誰から、どのような内容のメールが来るのかを予想することはできません。しかし、電子メールを送った人はすぐにでも見てもらえると期待しています。電子メールを受け取ったら、メールの送信者と内容を確認して、必要に応じて、できるだけ早く返信するようにしましょう。　
　また、受信した不要なメールや保存の必要がなくなったメールは、定期的に削除するなどの整理しましょう。

宛先の入力確認を忘れずに
　電子メールを送る宛先は、電子メールアドレスと呼ばれ、それぞれに固有に割当てられています。
（例：　taro-saitama@saitama-h.spec.ed.jpなど）
　電子メールアドレスは、１文字が違っていても、メールは届きません。送信の前に、入力したメールアドレスを良く確認してから送信しましょう。
　誤って存在しない宛先に送信した場合には、メール管理のしくみから、そのメールの宛先がどこにも見つからなかったという内容のメールが届くことがあります。

同報送付
　電子メールの送付先には、直接メールを送りたい人「宛先（to:）」のほかに、同じメールを同時に送っておきたい送付先としての「ｃｃ:」（カーボンコピー：複写）があります。「ｃｃ:」の送付先は、メールの通信欄に表示されるので、「宛先(to:)」としてメールを受け取る人にも、自分以外の人達にそのメールが送られていることを認識できます。

メールの件名（題名、タイトル）

メールの使用文字や形式には要注意

件名は簡潔・明瞭に
　「件名（題名、タイトルまたはサブジェクト）」は、メールの内容を簡潔にあらわすものとしてつけます。「件名」はメールを受け取る人にとって、そのメールがどのような内容であるかをすばやく判断でき、多数の受信メールの一覧リストの中から、必要なメールを選び出すための重要な見出しとしても役に立ちます。

メール返信時の「件名」は省略形
　受信したメールに返事を出すときに、【返信】ボタンなどを使うと、メールのソフトウェアが自動的に「件名」として、「Re:（受信したメールの件名）」と挿入してくれる便利な機能があります。「Re: 」は返信を示す省略形として理解されています。
　これを利用してお互いに返信を何回も繰り返すときには、「Re: Re: Re:　．．．」となり、分かりにくくなるので、自分で内容を示す件名に修正入力するようにしましょう。

半角カナは避けましょう
　コンピュータで使用する文字の種類には大きく分けて、全角文字と半角文字がありますが、電子メールでは、半角のカナ文字（半角カナ）は、文字が正しく表示されないことがありますので使用しないようにしましょう。

メール形式には気をつけて
　メールの形式には、いくつかの種類がありますが、できるだけテキスト形式を使用するようにしましょう。
　ＨＴＭＬ形式と呼ばれる形式は、受信者に迷惑をかけることもありますので、使用しないようにしましょう。

本文の書き方

ファイルの添付

用件は分かり易く
　電子メールは、基本的には文字情報による連絡方法なので、はがきや封書の文章の書き方に通じるものがあります。用件が受け取る人に誤解なく、分かり易く伝わることが重要です。
　電子メールでは、画面上での文章作成となるので、文章の追加・削除・訂正などが手軽で自由自在に行うことができますが、文章が粗雑な内容や、欠落した内容になることがありますので注意しましょう。

差出人は私です
　電子メールの差出人は、電子メールアドレスにより確認することはできますが、メールの本文の最初や最後には自分の姓名を記載するようにしましょう。
　しかし、自分の連絡先（電話番号や住所等）は重要な個人情報ですので、よく知らない相手等とのメールには記載しないなどの注意が必要です。

文面は読み易くく
　メールの文章の１行は、あまり長いと読みづらいので、３０～３５文字程度にします。
　また、文章には適切な改行や段落には空白の行をつけるなどの工夫をして、受信者へメールを読み易くするように配慮しましょう。
　電子メールソフトウェアには、返信メールのときに受信した元のメール文章を引用として、自動的に挿入してくれるものがあります。受信したメールのどのような内容に対して返信しているのかを示すための引用として活用されますが、あまり長い文章を引用すると読みにくくなるので、引用文章の適切な部分の取捨選択が必要です。

添付ファイルは便利な機能
　電子メールには、メールの本文のほかに資料などの別な文書を一緒につけて送ることができます。電子メールに添付して送る文書を「添付ファイル」と呼びます。あらかじめ作成された文書や決められた書式の文書などを「添付ファイル」として、メールの本文には簡単な送付の案内文を付けるだけで、送ることができるのでたいへん便利な機能として用いられています。

添付ファイルの「開けゴマ」
　添付ファイルの文書は、ワープロや表作成などのソフトウェアを使用して作成されるケースが多いので、メールの受信者も同じソフトウェアを使用できる環境でないと、この添付ファイルの内容を確認することができません。
　送信する前に、受信者の利用環境を確かめておきましょう。
本文中に書けば済むものを、わざわざ添付ファイルにするのは考え物です。

電子メールの手荷物・添付ファイルの容量制限
　あまりにも大きな容量の電子メールを送信することは、受信者に迷惑をかけたり、メールサーバに過度の負担を与えることがあります。
　送信する電子メールの容量は、200KB程度までにしましょう。

変なメールの添付ファイルにご用心
　心当たりのない差出人やメールの件名が英語で変わったもの等の添付ファイルには注意して、安易に開かないようにしましょう。

迷惑メールへの対処

電子メールのセキュリティと公開禁止

迷惑メールは多種多様
　迷惑メールというのは、受信者が不快感や迷惑だと感じたり、そのメールのために多くの手間をかけることになったり、受信者のコンピュータ環境に被害を及ぼしたりする色々なメールのことをいいます。
　迷惑メールには、次のようなものがあります。
　●無差別に送る商品やサービスの宣伝を目的とした広告や宣伝メール
　●不幸のメール（チェーンメール）
　●デマ（虚偽）メール
　●嫌がらせ、ストーカー、脅迫メール
　●メール爆弾
　●悪質なウェブページへのリンクをつけたメール送信

迷惑メールへの適切な対処
　自分の憶えのないアドレスのメールや件名等の不審なメールがきたら、決して取り合わないですぐに削除しょう。具体的には、
●メールの中にあるリンク先（ＵＲＬ）はクリックして開かないこと
●添付ファイルは開かないこと
●返信は出さないこと　　　　　　　　　　　などです。

迷惑メールへの予防策
　迷惑メールを受信したら、上司に連絡して、適切な予防策をとりましょう。迷惑メールは、ひとりで悩まずに、報・連・相（ほうれんそうと読み：報告、連絡、相談のこと）をしましょう。職場全体で手を組んで、迷惑メールの被害を防止しましょう。

電子メールは開封郵便
　電子メールの内容は、他の人に読まれる可能性があります。人に知られては困る内容は電子メールで送らないようにしましょう。

電子メールのプライバシー
　電子メールは個人対個人の通信手段ですので、内容によっては送信者のプライバシーや著作権などに関係する内容が含まれることがあります。
　原則として、電子メールの内容は公開しないようにしましょう。他の人に公開や転送するときには、送信者の承諾を得てからにしましょう。