「おばさんのパソコン活用力向上」＜２０１６年７月１５日＞に書いた、文書発送を頼まれて渡されたタックシールとその原稿におばさんが怒った理由をもう少し詳しく説明します。
おばさんが渡されたタックシールの原稿というのは紙に印刷されたものだったのです。それをコピー機の原稿台にセットし、タックシールの用紙を手差しトレイにセットして印刷します。
３９カ所のデータを、１枚に１２片のタックシール用紙に印刷する場合、４枚目は３片しか使わないので９片余ります。同じ宛先への送付が多かったようなので次回に印刷するときは先ほどの９片残った用紙を４枚目にして、逆方向から印刷します。それでも６片が余ってしまいます。そんな使いかけの用紙がたくさんあったようです。
おばさんはそれが無駄だと思っていたので、印刷された原稿ではなくデータはないかと尋ねると、持っているという人がいました。ところが、もらったファイルを見ると印刷された原稿と全く同じレイアウトのワードのファイルだったのです。
おばさんは差込印刷のできるファイルを期待していました。それが何と原始的な方法でしょう。２０年以上も前の、まだパソコンが充分に普及していない頃ならともかく、求人の条件に「パソコンが使えること」と書かれている時代に考えられないことだと思いました。
それでワードのデータをエクセルにコピーして、住所録の形式に整理し、ワードの差込印刷を勉強して目的のファイルを作っていました。そして退職時には正規の職員に渡してきたそうですが、使われているでしょうか。
もう一つ問題にしていたことがあります。タックシールを使う必要性です。
タックシールに印刷して
シールを剥がして
封筒に貼る
結構な手間です。シールが斜めに貼られた封筒が届くこともあります。封筒に直接印刷すればその手間が大きく省けます。
手間だけでなく、タックシールを使わないのでその費用が要らなくなります。また印刷された封筒はきちんと印刷順に並んでいるので、宛先ごとに内容が違う場合にも効率的に作業できます。
次の職場ではかなりの部分を任されていたので、発送は直接封筒に印刷しました。ワードの差込印刷は住所が長くなると長い数文字だけが次の行に印刷されるのが許せないと言うので「はりの助」の差込を教えました。「はりの助」は文字数が多くなると文字幅を調整して指定範囲に収まるので、それが気に入ったようです。
新しい方法に変えるより、少々不便でもこれまでの方法が良いと言う声をよく聞きます。でもそれでは進歩がないし、何よりも無駄を改善することができません。
不便・面倒だと感じること、無駄だと気がつくこと、そしてそれを改善しようとすることが大事だと思います。