今年度になって同じ学校の事務さんから、「○○にＦＡＸしましたか。ＦＡＸ番号じゃなくて電話番号にかけていましたよ。」と言われたことが続けて２度ほどありました。ドジですよね。でも、おじさんは一言言いたいのです。ドジなおじさんがよく確かめなかったのも悪いけども、ＦＡＸ番号の記載方法にも問題があると。
最近は提出書類もＦＡＸで送信することが多くなりました。その場合のＦＡＸ番号の記載方法にいくつかのパターンがあります。
一つは「ＦＡＸで送信可」などの文字の近くにＦＡＸ番号だけを書いてある。あるいは関係の書類にはＦＡＸ番号だけしか書いていないものです。これだとあまり間違えることはないと思います。
よくあるのが、ＦＡＸ番号と電話番号を並べて書いてあるパターンです。この中におじさんが間違ったような書き方があるのです。「ＦＡＸで」と書かれているとその近くにある番号がＦＡＸ番号だと思うのです。だからその次に目に留まる番号をプッシュするのですが、それが電話番号だったのです。並べて書く場合にはほとんどが電話番号を先に書いているようですが、「ＦＡＸ〜〜」と書かれていると、その次にあるのはＦＡＸ番号だと思うのはおじさんだけなのでしょうか。
そこでお願いです。電話をする必要もあるかもしれませんから電話番号も記載されているのは親切だと思います。でも、ＦＡＸでの送信を前提とした文書の場合にはＦＡＸ番号が目立つようにしてください。例えばフォントサイズを大きくするとか、アンダーラインを引く等で強調して欲しいのです。
もう一つ考えて欲しいことがあります。それは記載の場所です。送信用の用紙とは別の文書にもＦＡＸ番号が書かれていればいいのですが、送信用の用紙にしか書かれていない場合には、原稿をセットしてプッシュするときにＦＡＸ番号が見えないことがあるのです。先日送信したの返信文書は左上隅にＦＡＸ番号が記載されていたので、全く見えませんでした(こんな場所に記載しているのは最近ほとんど見かけないのですが)。
そうです、ほとんどのＦＡＸ機器では原稿を裏向きにしてセットするので、そのままでは表面は見えません。普通は文書の上部を下にしてセットすると思います。その場合、せめて文書の中央付近であれば、セットしてから文書を手前に折り曲げれば見える可能性があります。
一番いいのは文書の裏側への記載です。原稿をＦＡＸにセットしたときに一番見やすい位置に番号がくるように記載するのです(実際通信販売などではそのような用紙を見かけます）。両面印刷が手間だとすれば、送信用の文書の一番下に、できれば大きな文字で目立つようにＦＡＸ番号を記載してもらいたいのです。そうすればＦＡＸにセットしても、手前に折り曲げればはっきりとＦＡＸ番号が見えるので、それを見ながらプッシュできるのです。
こんなことを考えるのはおじさんだけでしょうか。