最近はＦＡＸの送信状に色々なデザインがありますね。その時々のイラストや気の利いた一言にホッとすることもよくあります。でも、この送信状って本当に必要なのでしょうか。送信状のメモ欄に用件を書いてそれだけですむなら便利ですよね。また、文書を送信するときの送信理由や文書についての説明などを書くのには必要だと思います。
「○○の書類を送って」とかいうときに、「ご依頼の文書を送付します」とだけ書いたような送信状は必要ないと言うより、紙の無駄だと思うのです。送信する書類の左肩に「○○様」と誰宛のＦＡＸか分かるようにして、必要なら送信者名を書くだけで充分だと思います。でも、それだと失礼になるのではないかと思って送信状を付けることがおじさんにもあります。
また、申請書など事務的な文書の場合にはどの部署で処理するかも分かるはずだし、申請者等の欄でどこからの文書かも分かるのでそのままでも特に問題はないと思うのですが、やはり左肩に担当者名を書き、どこかに送信者名を書いておけば充分だと思います。
そうは言っても夏場のノーネクタイみたいなもので、「やはり失礼だから」と送信状を付けてしまうのでしょう。そこで提案です。おじさんの仕事で言えば、最初からＦＡＸで提出という文書も多くなりました。そんな文書には最初から、「○○宛」とでも担当者名を書いておき、送信者名を記入する欄を設けておきます。そして「送信状は付けずに送信してください」と記入しておくという方法です。
送信者の手間も省けるし、受け取る側も余分な文書を手にする必要がありません。何よりも紙の無駄を省けるのですが、いかがでしょうか。